「いまだに紙が多くて、事務作業がつらすぎる」「せっかくデジタル化するなら、業務をもっと楽にしたい！」なんて思っていませんか？ そんなビジネスパーソンからの相談を受け、解決策を提言するのがドキュメント課題解決委員会。第1回は毎日膨大な書類をさばく営業事務担当者からのご相談だ。
ご相談：冷房の設置や修理を手がける営業事務担当です。夏場は冷房の修理依頼が殺到し、毎日相当な件数の見積り、発注書、納品書を作成しなければなりません。扱っている機種も多く、金額や型番の確認が必要なので、作った書類はExcelのまま営業に送って確認してもらうのですが、修正の指示は電話やメールでばらばらに返ってきて、営業が直したファイルと私が直したファイルが別々になり、どれが正しいのかわからなくなります。先日は直し漏れた見積りをそのまま送ってしまい、営業から怒られました。取引先によっては書類を郵送する必要もあり、紙とデジタルが入り交じったワークフローになっています。普段、使っているツールでなんとか業務を楽にできませんか？
大量の紙の書類でカオスな状態の繁忙期
【課題】紙とデジタルが混在する業務で修正漏れを防ぐには？
今回の相談は、紙とデジタルが混在する中小企業ではよくある課題だ。見積り自体はExcelで作成して問題ないのだが、社内確認ではファイルをメールで送り、修正指示は電話やメールで受け、取引先によっては最後に印刷して郵送しているという。このように確認経路が分散していると、修正漏れやファイルの取り違えが起きやすい。
特に問題なのが、見積りなどの書類と修正指示が別々の場所にあることだ。営業から「A社の3行目の単価が旧価格」「工事費も見直して」と連絡が来ても、その指示が電話やメールで届くと、事務担当者は対象のファイルを開き、該当箇所を探して修正しなければならない。
案件が増えれば、どの指示をどこまで反映したのかも把握しにくくなる。電話で聞いた内容をメモしても、そのメモを見落とせば修正は漏れるし、メールなら履歴は残るものの、見積りとメールを行き来しながら確認する手間がかかる。「3行目」のような指示も、Excelでフィルターや並べ替えを使って表示状態が変わっていれば、同じ場所を指しているとは限らない。
さらに厄介なのが、確認の途中でExcelファイルそのものが増えてしまうことだ。営業が受け取ったファイルを修正して送り返す一方で、事務担当者も手元のファイルを直していると、それぞれに別の変更が入ったファイルができてしまう。
片方では単価が直り、もう片方では工事費が変更されていれば、どちらか新しいほうを使えば済む話ではなくなる。最後に誰かが両方を見比べて修正内容をまとめることになり、そこで1か所でも見落とせば、間違った金額の見積りが顧客に届いてしまう。
顧客へ書類を郵送する作業に悩んでいる企業も多い。印刷や封入、投函には手間と費用がかかり、相手に届くまでの時間も必要になる。取引先から紙での提出を指定されているなら仕方がないが、「昔からそうしているから」という理由だけで続けているケースもある。
【解決】PDFにそろえて修正指示を一本化する
まず変えたいのは、営業に確認してもらうときのファイル形式だ。見積りを作成する作業はこれまで通りExcelでいいのだが、確認に回す段階でPDFに変換しておくといろいろな悩みが解決するのでおすすめだ。
営業は見積りのPDFファイルを見ながら指摘を伝え、元のExcelを修正する作業は事務担当者に一本化できる。誰が開いてもレイアウトが変わりにくいため、「どの箇所を指しているのか」という認識のずれも減らせる。
修正指示も電話やメールではなく、PDFの該当箇所にコメントとして書き込んでもらえばいい。単価が違えばその明細に直接コメントを付けられるので、事務担当者が別のメールを探したり、電話のメモと見積りを照合したりする必要がない。対応したコメントを順番に処理していけば、修正漏れも確認しやすくなる。
確認用PDFも、メールに添付して営業ごとに配るのではなく、一つのPDFを複数人で確認できるようにしておきたい。それぞれが同じPDFを見ながら修正箇所にコメントを残せれば、営業ごとにコピーや修正版のファイルが増えることもない。事務担当者はそこに集まった指摘を見ながら元のExcelを修正し、すべての確認が終わった段階で最終版のPDFを作成すればいい。
この方法なら、業務全体のフローを大きく変える必要がないので、現場にも取り入れやすい。繁忙期が落ち着いた段階で流れを整えておけば、翌年の繁忙期には無理なく運用できるだろう。
社内でPDFによる確認が定着したら、顧客への送付方法も見直してみよう。PDFで受け取れる取引先にはメールで送り、紙を希望する相手だけ郵送を続ければ、印刷や封入、投函の手間も段階的に減らしていける。これまで紙で送ってきた取引先にも、一度「PDFでの送付に切り替えても問題ないでしょうか」と相談してみるといい。先方も紙の管理や保管に手間を感じていて、意外とすんなり対応してもらえることもある。
【方法】Acrobatで同じPDFを見ながら確認する
では、Adobe Acrobatを使って実際にこの流れを作ってみよう。最初に、Excelで作成した見積りをPDFに変換する。Acrobatをインストールしている環境なら、Excelのリボンに表示される「Acrobat」タブからPDFを作成できる。Windows 11なら印刷メニューから「PDFを保存」を選ぶことでPDFにすることも可能だ。
ExcelのAcrobatタブから見積りをPDFに変換する
作成したPDFは、Acrobatの共有機能を使って営業に確認してもらう。画面右上の「共有」をクリックし、相手のメールアドレスを入力して招待すれば、相手には共有PDFを開くためのリンクを含むメールが届く。同じPDFを複数人で確認できるため、修正版のPDFが人ごとに増えていくこともない。
営業は共有されたPDFをブラウザーで開き、修正したい場所にコメントを書き込める。例えば、見積りの明細行を指定して「単価が旧価格」と入力すれば、事務担当者はどの部分を直せばよいのかすぐに判断できる。営業側のパソコンにAcrobatがインストールされていなくても、ブラウザーから確認できるのも使いやすい点だ。
Acrobatの「共有」から営業担当者を招待し、同じPDFをレビューできるようにする
コメントには返信できるので、「この価格はいつから変更ですか」といった確認も、その指摘に紐づけたまま進められる。営業や上長など複数人が確認しても、やり取りが同じPDFにまとまるため、後からメールやメモを探し回る必要がない。
事務担当者はコメントを確認しながら元のExcelを修正し、対応が終わったものを解決済みにしていく。未対応のコメントが残っていないことを確認してからExcelを再びPDFに変換すれば、顧客へ送る最終版が完成する。
共有されたPDFをブラウザーで開き、修正したい箇所にコメントを追加する
ブラウザーで追加したコメントは、事務担当者のAcrobatにも反映される
見積りの作成にはExcelを使い、確認や修正指示のやり取りにはAcrobatを使う。この役割分担なら、現場で使い慣れたExcelを残しながら、ファイルの分岐や修正漏れを減らすことができる。さらに、PDFでの受け取りに対応できる取引先から郵送をやめていけば、社内確認だけでなく、その先の送付業務まで効率化できるだろう。
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