よくわからなかった「ピープル機能」は、こうすれば活用できる！
もんざえもん：これも多くのお客様に言われることなのですが、「ピープル機能がちょっと微妙……というかkintone歴そこそこ長いんですが、いまだに良い活用方法がわかりません。」
ぺそ：kintoneにはいろいろなフィールドタイプが用意されているけれど、全部を使う必要はありませんよね？ 同じように、ピープル機能も不要なら使わなくてもいいです。
もんざえもん：使わなくていいって言っちゃった！
「ぺそ」こと、相馬 理人さん
ぺそ：もちろん、できれば使ってほしいんですよ（笑）。ですから今日は、活用デモをご用意しました。ピープル機能は、基本的に社内SNSだと考えてください。次のような活用方法があります。
1.日報スタイル
業務内容や所感を毎日記入して共有します。
2.分報スタイル
その日のスケジュールを書いておき、その後、業務に関するコメントをその場で入力していきます。テレワークなど働く場所が多様化して、仲間がいま何をやっているのか見えにくくなっていますよね。でも情報共有の専用アプリを作るほどでもない。そんなときに、ピープル機能を使ってみてください。
3.雑談スタイル
何を書いてもいい、という使い方です。電話やメールで改めて聞くほどのことではないけれど、近くにいたら聞きたい、という程度のことってありますよね？ そういうことを書き込んでいきます。フォローし合っていれば書き込みが目に留まって、コメントをもらえる場合もあります。
4.知見シェアスタイル
これいいな、と思った画像やPowerPoint資料などを貼り付けて共有します。それを見て「それいいね」「提案に使っていい？」といったやりとりが発生します。「あの人をフォローしておくと役立つ情報を教えてもらえる」と、情報感度の高い人どうしがフォローし合う流れも生まれるでしょう。
「日報スタイル」でのピープル機能活用例
もんざえもん：こういう使い方をしましょう、と決めて社内に広報すべきなんでしょうか。
ぺそ：そうですね、それがいいと思います。日報で使うと、全員に通知が届いてしまいますが、通知画面の絞り込み機能を使えば、見たい人の分だけ見ることができます。
もんざえもん：そうなんですよね。この機能、サイボウズに入社するまで知りませんでした。これは、どこかに書いてます？
ぺそ：これはヘルプなどにちゃんと書いてあります（笑）。
もんざえもん：ちなみにサイボウズ社内ではピープル機能はどんな風に使われているのでしょうか。
ぺそ：カオスです！ SNSになじんでいる人が多いので、それぞれのスタイルで使っていますね。社内の情報って、顧客情報や開発中の情報もあったりして、勝手なところに書けませんよね。でも、発信すれば社内の誰かの役に立つかもしれない。そういうことを、ピープル機能で発信しています。現場から、活性化していくスタイルです。
もんざえもん：逆にいうと、SNSの文化がないところにはやらせるのは難しい？
ぺそ：SNSになじみがない場合は、個人掲示板などとわかりやすく紹介すれば、広まるかもしれませんね。
kintoneには、知っていると便利な関数がたくさん用意されているらしい
もんざえもん：では次は、「チェックボックスで、たとえば「決裁権あり」だけを設定した場合、チェックが外れたら空欄ではなく「決裁権なし」って表示させられたらなぁ……って。Excelでいえばif関数みたいな……できる？」に行ってみましょう。
ぺそ：IF関数、kintoneにもあるんですよ！ まだまだ使われていませんが。
ご要望の動作は、ドロップダウンと別に文字列を配置して、IF関数とを使うと実現できます。文字列の設定を自動計算にして、「IF(ドロップダウン=”チェック”,"決裁権あり","決裁権なし")」とすると、ドロップダウンの選択によって「決裁権あり」「決裁権なし」と表示を切り替えられます。IF関数は便利なんだけど、使わなくても困らない場合が多い。「これができるといいのに」ということにぶつかったときに、思い出してほしい関数ですね。
IF関数の使用例も、その場で実際にアプリを作って紹介してくれた
もんざえもん：アップデートの話が出たので、こちらもうかがいましょう。「アップデート情報を社内にうまいこと伝えられていません。たとえば、サイボウズオフィスのように、製品内で出てきますよね？ あんな感じで出してくれたらいいと思うのに、なんでkintoneは出してくれないのでしょうか？？」ということなんですが。
ぺそ：すみません、アプリ内には出ません。公式ホームページや、YouTubeをチェックしてください。YouTubeではアップデートによって「こういうことが便利になるよ」とわかりやすく紹介しているので、オススメです。スペースなどに短縮URLではないリンクを貼り付ければ、ブラウザ内でそのまま再生もできます。って、これはkintoneの機能ではなくYouTubeの仕様なんですけど。
kintoneの更新情報はYouTubeでも配信しているので、活用してもらいたい
もんざえもん：自分で情報収集して、使えそうなものがあればスペースなどで社内に周知する、ということですね。この辺で、Twitterを見てましょう。オンラインで視聴してくれている方からコメントがたくさん寄せられています。とてもここでは言えないツッコミもあります（笑）。
ピープル機能について、「個人メッセージを使えば、ピープル機能はなくてもいいかな」という意見や、「100名くらいいないとピープル機能は役立たないのではないか」という意見が寄せられていますね。
ぺそ：おっしゃる通りです。現場に似合わない機能を、無理に使う必要はありません。「この機能はこういう風に使うものです」と書かないのは、使い方を制限したり、使わなければいけないものだと思い込んだりしないためなんです。
重要な順で言うと、まずはアプリのレコードのコメント機能。次が、スペースでのコミュニケーション。最後がピープル機能かなと思っています。
もんざえもん：私の前職は製造業だったので、SNS文化がありませんでした。それでも共有していく姿勢が伝わればいいなと思っていました。
