プロジェクト全体の管理にも大きなメリット
OCNグループウェアの導入は、単にメンバーの参加を促す環境を整えただけでなく、プロジェクトを管理する立場のC氏にとってもメリットは少なくなかった。
C氏がもっとも重宝したのは、OCNグループウェアの「プロジェクト管理」機能だ。プロジェクト内の各作業の進捗状況がグラフ形式で表示されるため、順調なものと滞ってるものの管理が一目でできた。従来ならば、各担当者に個別にヒアリングするなどの手間が省けるほか、過去の報告メールを検索することで把握できた進捗管理が、ブラウザでOCNグループウェアにアクセスするだけで終わるのだ。進捗が滞っているものがすぐにわかれば、プロジェクト全体に影響を及ぼす前に対策も取りやすく、各担当者の実情や働きぶりもわかる。
各作業の進捗報告が一目でわかるプロジェクト管理機能。全体の進捗がグラフ形式で表示されるので、どの作業が遅れているのかなどが一目で把握できる
また、プロジェクトリーダーとして、各メンバーの働きを管理する上で、「勤務表」機能と「交通費」機能だ。勤務表の場合、通常のグループウェアとしての運用なら、出社時間と退社時間を入力させるものだろうが、プロジェクトで利用する上では、各人が一日の作業の中で、プロジェクトの作業に費やした時間を記入してもらい、把握しずらい稼動管理に役立てた。
また交通費管理では、プロジェクト活動で消費した交通費以外の経費も登録するように運用した。会社として正規に採用したグループウェアではないため、そのまま経理部門などに提出はできないが、プロジェクトのコスト管理を行なう上では非常に役立った。
これまでのプロジェクトでは、このような勤怠管理や経費管理はどちらかといえば後回しになり、きちんと管理することができなかった。メンバーの働きぶりを評価する定量的な指標もなく、各メンバーが精算を行ない、その集計があがってくるまで管理できず、あいまいになっていたコスト管理もリアルタイムで把握できるようになった。
各プロジェクトメンバーのプロジェクトに費やした労働時間を管理
交通費の管理機能を応用して、プロジェクトのコスト管理を行なう
効率的なプロジェクト運営を可能にするOCNグループウェア
現場のプロジェクトメンバーにとっては、プロジェクトの情報がグループウェア上に集約されることで、本業の情報との混乱を避けることができた。さらに、時間や場所を選ばずにアクセスし、報告や相談ができるというASPのメリットは、細かなミーティングの回数を劇的に減らし、本業への負担も少なくできた。また、プロジェクトを管理する側からは、全体の進行を可視化して管理できたため、プロジェクトの進捗状況管理や個々のメンバーへのフォローなども滞りなく行なえるようになった。
これまでのプロジェクト活動を振り返り、導入したOCNグループウェアの有用性を確かめるC氏
C氏はX社の新製品開発プロジェクトにおいて、単なる省力化や情報共有の促進だけでなく、さまざまな面でメリットをもたらしたOCNグループウェアをプロジェクト成功の大きな要因として挙げている。
このようにASP形式で提供される「OCNグループウェア」は、速やかな導入や利用する環境の自由度、高い信頼性などの面で、社内に置く一般的なサーバ型とくらべてメリットが非常に大きい。同サービスは現在、最大2ヶ月間無料でお試し利用ができるキャンペーンを行なっている。期間の限定されたプロジェクトや専門の技術者がいない企業においては、グループウェア導入の際には、その選択肢として考えてみるべきだろう。
