中堅メーカー・X社の新製品開発プロジェクトは終盤を向かえ、その目的をほぼ達成しそうな状況にある。最終回はプロジェクトを率いたリーダーのC氏によって、OCNグループウェアが今回のプロジェクトにもたらしたメリットを紹介する。
プロジェクトにおけるコミュニケーションの重要性を痛感
X社の新製品開発プロジェクトのリーダーC氏。プロジェクトの運営に際して、OCNグループウェアの導入を決め、その効果を高く評価する。
今回の新製品開発プロジェクトの責任者であるC氏は、これまでにも同様なプロジェクトを率いた経験があり、社内外の多くの部門に跨るメンバーとの共同作業の難しさを熟知していた。普段顔をあわせないメンバー同士で情報を共有するために、これまでは頻繁なミーティングの開催やメールを使った情報共有などで乗り切ってきた。しかし、ミーティングにはスケジュール調整が難しく、メンバーを必要以上に拘束するというデメリットがある。また、メールは様々な業務でも利用しているツールだけに、プロジェクト関連の重要なメールを一部のメンバーが見落としたり、レスポンスがなかったりと、必ずしもこの活動に最適なものではなかった。その結果、プロジェクトの活動に積極的に貢献してくれるメンバーがいる一方で、名前だけを連ねてほとんど活動しないメンバーも出てくるなど、関係者のコミュニケーションのみならず活動自体に支障をきたしかねない状況だった。
C氏にとって今回のプロジェクト始動直後にA氏から提案されたOCNグループウェアは、プロジェクトを進める上で、これまでのツールの課題をクリアする最適なものに思えた。ASP型で提供されるOCNグループウェアであれば、社内のパソコンだけでなく、外出先や自宅のパソコンでもメンバーはアクセスできる。プロジェクト活動に必要な情報や連絡手段がそこに集約されていれば、各メンバーは忙しい本業の傍らで、場所や時間に縛られることなくプロジェクトに参加できるのだ。
プロジェクト用ポータルとしての使い勝手を高める
プロジェクト運営の核としてOCNグループウェアの導入を決定した後、C氏がすぐに手がけたのは、各メンバーがグループウェアを利用しやすい環境を作ることだった。グループウェアの運営を軌道に乗せるのには、メンバー全員が習慣的に使うようになることが重要と考えたからだ。実際に、C氏はプロジェクトの活動において、グループウェア上でできることは可能な限り、そこで行なうことを徹底させた。メンバーへの連絡や決定事項は必ずOCNグループウェア上で行なうようにし、各作業の報告や相談もOCNグループウェア上の掲示板で行なうように徹底した。C氏自身も積極的に掲示板や「お知らせ」機能を使って、メンバーに情報発信を行なうようにした。
当初は、グループウェアを中心としたプロジェクト運営に不満を持つメンバーもいたが、各メンバーが少しずつでも使うようになると、そのメリットが急速に浸透し、ほとんどのメンバーに利用を習慣づけさせることに成功した。単に仕事の道具として、グループウェアを使わせるだけではなく、仕事の中にグループウェアを組み込むというC氏の目論見は成功したのだ。プロジェクト活動の多くをグループウェア上に集約させることで、プロジェクトと通常の業務の切り分けを明確にできるという メリットも得られた。
また、C氏はOCNグループウェアの運用・管理業務を導入発案者であるA氏に命じた。その結果、A氏は、OCNグループウェアの「リンク集」機能を使い、プロジェクト活動に有用なWebサイトを登録させたり、路線や電話番号、郵便番号などの検索ができる「ビジネス情報ツール」機能といったプロジェクトと直接関連しない便利機能の告知などを行なわせて、グループウェアをメンバーがより活用できるような環境を整えさせた。
OCNグループウェアのリンク集に、プロジェクト活動で有用と思われるライバル社のWebサイトや社内の業務関連のWebサイトを登録できる
路線や電話番号、郵便番号などの検索ができる「ビジネス情報ツール」機能。このような便利機能の存在を周知することで、メンバーのOCNグループウェアの利用率を高めた
また、A氏はOCNグループウェアをメンバーがプロジェクト外のことで利用することを了承した。OCNグループウェア上の機能には、情報共有の目的以外にもビジネスツールとして有用なものがいくつもあったため、プロジェクト運営上で重要な掲示板やプロジェクト管理以外をメンバーが自由に使えるようにしたのだ。
とりわけ、携帯電話に対応した「スケジュール」機能や「名刺管理」機能、大容量のファイルを保存できるストレージサービスやToDo機能などは、本業でも活用しているメンバーも多かったようで、中にはプロジェクト終了後でも継続して利用したいと漏らすメンバーもいるほどであった。
情報共有だけでなく、ビジネスツールとしても便利なOCNグループウェアの各機能。各プロジェクトメンバーの生産性向上に大きく貢献した
