表示形式で特定の文字を自動入力
文字にも表示形式は設定できる。表示形式を使って、氏名に「様」を付けたり、郵便番号などのパターンの決まった数字の入力をしたりといった作業をスピードアップ!
「様」や郵便番号の「-」(ハイフン)を自動表示
文字データに表示形式を設定すると、入力の手間を省くことができます。たとえば顧客名簿などを作成するときに、指名に自動的に「様」が付くようにすれば、大量のデータ入力が楽になります。
また、以前は数字の先頭の「0」を表示するために「'」(シングルクォーテーション)を付けましたが、「文字列」にすることでも「0」は表示できます。いちいち「'」を入力するより楽です。
Excel 2003からは「郵便番号」という表示形式もできました。数字だけ入力すれば「-」が挿入されます。
なお、表示形式で「様」や「-」を付けても、それは表示されているだけで、セルに入力したデータそのものに文字が付くわけではありません。
氏名に「様」を付ける
(1) 氏名を入力するセル範囲を選択し、「セルの書式設定」画面を開く。
(2)[表示形式]タブの、(3)[ユーザー定義]を選ぶ。(4)「種類」に「@ 様」(@と様の間は半角スペース)と入力して[OK]ボタンで閉じる。「""」は自動的に付くので手入力は不要。
0から始まる会員番号を表示
「様」の設定後、ためしに指名を入力すると自動的に「様」が付く。(1) 会員番号を入力するセル範囲を選択し、「セルの書式設定」画面を表示。
(2)[表示形式]を選択。(3)[文字列]を選び、[OK]で閉じる。「文字列」にすると先頭の「0」が表示される。
なお、設定はデータ入力前に行なう。入力後に設定しても「0」は表示されない。
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