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【大学職員がアナログ業務を脱出する秘訣とは】81.5%がオンライン下での「紙」の申請業務に課題 求められるシステムは簡単な「操作性・デザイン」か

rakumo 株式会社
2022年07月08日

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rakumo 株式会社
~rakumo株式会社、大学のワークフローに関する調査を実施~

 rakumo株式会社(本社:東京都千代田区、代表取締役:御手洗 大祐)は、稟議、申請書類に携わってる大学教員・職員119名を対象に大学のワークフローに関する調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。


▼調査レポート全文の無料ダウンロードはこちら
https://rakumo.com/wp/workflow_reserch_report/


本調査のサマリー






調査概要

調査概要:大学のワークフローに関する調査
調査方法:インターネット調査
調査期間:2022年5月24日~同年5月25日
有効回答:稟議、申請書類に携わってる大学教員・職員119名


8割以上が、大学業務におけるDXの重要性の高まりを実感

 「Q1.あなたは、大学においてオンライン化が進む中、DXの重要性が高まっていると思いますか。」(n=119)と質問したところ、「非常にそう思う」が44.5%、「ややそう思う」が37.0%という回答となりました。

Q1.あなたは、大学においてオンライン化が進む中、DXの重要性が高まっていると思いますか。
・非常にそう思う:44.5%
・ややそう思う:37.0%

・あまりそう思わない:8.4%
・全くそう思わない:2.5%
・わからない/答えられない:7.6%


大学業務におけるDXの重要性が高まっている理由、「業務の工数を削減できるから」が74.2%で最多

 Q1で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q2.大学業務におけるDXの重要性が高まっていると思う理由を教えてください。(複数回答)」(n=97)と質問したところ、「業務プロセスの効率化で、業務の工数を削減できるから」が74.2%、「データをきちんと記録できるから」が57.7%、「テレワーク等の柔軟な働き方に対応できるから」が51.5%という回答となりました。

Q2.大学業務におけるDXの重要性が高まっていると思う理由を教えてください。(複数回答)
・業務プロセスの効率化で、業務の工数を削減できるから:74.2%
・データをきちんと記録できるから:57.7%
・テレワーク等の柔軟な働き方に対応できるから:51.5%

・重要度の高いタスクへの集中ができるから(オンライン授業対応など):49.5%
・必要な情報を簡単に引き出せるようになるから:40.2%
・人的ミスを防止できるから:32.0%
・その他:3.1%
・わからない/答えられない:3.1%


その他にも、「SDGsの観点から」や「教育機関が率先して取り組まないとDXに対応した学生が育たない」などの声も

 Q2で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、大学業務におけるDXの重要性が高まっていると思う理由があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=94)と質問したところ、「効率化やSDGsの観点から」や「教育機関が率先して取り組んでいる姿を学生に見せなければ,DXに対応した学生が育たない」など55件の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・54歳:効率化やSDGsの観点から。
・48歳:教育機関が率先して取り組んでいる姿を学生に見せなければ、DXに対応した学生が育たない。
・48歳:煩雑な手続きをフロー化することで属人化を防ぐ。
・52歳:紙のやり取りが多すぎて業務効率が非常に悪い。
・32歳:ビッグデータが必要な時代だから。
・50歳:コロナ禍で授業のデジタル化の必要性が高まっている。
・47歳:職員の働き方改革が必要だと思うから。


「承認業務・稟議申請業務」の実施方法、「紙」が81.5%で最多

 「Q4.お勤め先の大学における「承認業務・稟議申請業務」の実施方法を教えてください。(複数回答)」(n=119)と質問したところ、「紙」が81.5%、「システム」が48.7%、「メール」が22.7%という回答となりました。

Q4.お勤め先の大学における「承認業務・稟議申請業務」の実施方法を教えてください。(複数回答)
・紙:81.5%
・システム:48.7%
・メール:22.7%

・エクセル・スプレッドシート:8.4%
・その他:0.0%


承認業務・稟議申請業務を紙で行う上で、約6割が「承認作業に時間を要している」や「保管スペースが圧迫している」ことに課題

 Q4で「紙」と回答した方に、「Q5.承認業務・稟議申請業務を紙で行うことに関する課題を教えてください。(複数回答)」(n=97)と質問したところ、「承認作業に時間を要している」が61.9%、「保管スペースが圧迫している」が58.8%、「該当の申請書を探す時間がかかる」が34.0%という回答となりました。

Q5.承認業務・稟議申請業務を紙で行うことに関する課題を教えてください。(複数回答)
・承認作業に時間を要している:61.9%
・保管スペースが圧迫している:58.8%
・該当の申請書を探す時間がかかる:34.0%

・過去の申請内容や履歴を参照しづらい:32.0%
・申請や承認をするために出勤している:26.8%
・紛失・漏れが発生している:21.6%
・書類の確認ステータスがわからない:18.6%
・その他:5.2%
・課題は一切ない:3.1%
・わからない/答えられない:4.1%


承認業務・稟議申請業務を紙で行っているシーン、80.4%が「稟議書」と回答

 Q4で「紙」と回答した方に、「Q6.承認業務・稟議申請業務を紙で行っているシーン・項目を教えてください。(複数回答)」(n=97)と質問したところ、「稟議書」が80.4%、「出張申請」が40.2%、「物品購入・管理(パソコン、ITシステム、文房具)」が40.2%という回答となりました。

Q6.承認業務・稟議申請業務を紙で行っているシーン・項目を教えてください。(複数回答)
・稟議書:80.4%
・出張申請:40.2%
・物品購入・管理(パソコン、ITシステム、文房具):40.2%

・施設(教室・駐車場 等)、設備(備品)の利用申請:39.2%
・預り金管理(研究費、経費):35.1%
・学籍関連事務(入試、在籍管理):33.0%
・出退勤管理:25.8%
・労務・給与:23.7%
・教務関連事務(成績処理、時間割作成、教育相談):22.7%
・保健関係事務(健康報告):19.6%
・その他:7.2%
・わからない/答えられない:2.1%


他にも、「ゲスト講師を招へいの承認申請」や「一定金額以上の支出」など

 Q6で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q7.承認業務・稟議申請業務を紙で行っているシーン・項目があれば自由に教えてください。(自由回答)」(n=95)と質問したところ、「外部からゲスト講師を招へいする際の承認申請書など」や「一定金額以上の支出は必要になる」など45件の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・53歳:外部からゲスト講師を招へいする際の承認申請書など。
・38歳:一定金額以上の支出は必要になる。
・60歳:起案書、予算書、計画書、報告書、すべて紙媒体で印刷して回覧される。押印が必要なものは特に紙で確認がとられる。
・40歳:旅費、稟議、休暇申請。
・47歳:支払い業務。
・52歳:学外との何らかの連携行為がある場合、どこかで書類が必要になる。また、海外とのやり取りも、いくつかの国では、紙の現物があることで、相手の存在を確認することができたりする。
・46歳:会計支払・入金伝票等。


承認業務・稟議申請業務をシステムで得られたメリット、「外出先から申請・確認・承認が実施できた」が46.6%で最多

 Q4で「システム」と回答した方に、「Q8.承認業務・稟議申請業務をシステムで行うことで得られたメリット・効果を教えてください。(複数回答)」(n=58)と質問したところ、「外出先から申請・確認・承認が実施できた」が46.6%、「ペーパーレス化による環境保全への貢献とコスト削減効果が得られた」が43.1%、「研究室や部署を駆け回らず時間を削減できた(決裁の迅速化)」が36.2%という回答となりました。

Q8.承認業務・稟議申請業務をシステムで行うことで得られたメリット・効果を教えてください。(複数回答)
・外出先から申請・確認・承認が実施できた:46.6%
・ペーパーレス化による環境保全への貢献とコスト削減効果が得られた:43.1%
・研究室や部署を駆け回らず時間を削減できた(決裁の迅速化):36.2%

・過去の決裁事例に関する検索の効率化:27.6%
・稟議に関する議論の証跡記録:20.7%
・部門・担当をまたがるプロセス・タスク管理:20.7%
・人為的ミスが減少した:17.2%
・業務が標準化され教育コストが削減できた:17.2%
・その他:3.4%
・特にない:8.6%
・わからない/答えられない:1.7%


他にも、「ファイル管理スペース削減」や「業務進行度合いの見える化」などの声も

 Q8で「特にない」「わからない/答えられない」と回答した方以外を回答した方に、「Q9.Q8以外に、承認業務・稟議申請業務をシステムで行うことで得られたメリット・効果があれば自由に教えてください。(自由回答)」(n=57)と質問したところ、「ファイル管理スペースが要らなくなった」や「業務進行度合いの見える化」など32件の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・42歳:ファイル管理スペースが要らなくなった。
・52歳:業務進行度合いの見える化。しかし、自分のようなロートルがいると、結局電話で問い合わせたり、出力してもらって頭をつき合わせて確認をしたりする。
・59歳:意思決定の迅速化。
・53歳:決裁が早くなった。
・33歳:過去の資料へのアクセスが容易になった。
・53歳:DXを利用して効率的に働くという意識面の変化。
・38歳:ロケーションに左右されず決裁が進む点。


システムに求めること、「誰もが簡単に使える操作性・デザイン」(70.5%)や「導入・構築が簡単」(47.5%)

 Q4で「システム」以外を回答した方にお聞きします。「Q10.承認業務・稟議申請業務をシステムで行う場合、システムに求めること/期待することを教えてください。(複数回答)」(n=61)と質問したところ、「誰もが簡単に使える操作性・デザイン」が70.5%、「導入・構築が簡単」が47.5%、「申請ステータスがわかりやすい」が42.6%という回答となりました。

Q10.承認業務・稟議申請業務をシステムで行う場合、システムに求めること期待することを教えてください。(複数回答)
・誰もが簡単に使える操作性・デザイン:70.5%
・導入・構築が簡単:47.5%
・申請ステータスがわかりやすい:42.6%

・他のシステムとの連携:36.1%
・強力な検索機能がある:34.4%
・承認者への即時通知やリマインド機能:34.4%
・申請・承認業務 の一元管理:34.4%
・進捗コメントがつけられる:32.8%
・ノンプログラミングで申請書や申請経路が簡単に作成できる:29.5%
・組織変更があっても運用・管理がしやすい:29.5%
・研究室/部署単位でのカスタマイズが可能:21.3%
・わからない/答えられない:6.6%
・特にない:3.3%
・その他:0.0%


まとめ

 今回、稟議、申請書類に携わってる大学教員・職員119名に対し、大学のワークフローに関する調査を実施しました。

 まず、大学業務におけるDXの重要性の高まりについて8割以上が実感しており、その理由として、「業務プロセスの効率化で、業務の工数を削減できるから」が74.2%、「データをきちんと記録できるから」が57.7%、「テレワーク等の柔軟な働き方に対応できるから」が51.5%、その他にも、「SDGsの観点から」や「教育機関が率先して取り組まないとDXに対応した学生が育たない」などの声も見受けられました。

 承認業務・稟議申請業務の実施方法は、「紙」が81.5%、承認業務・稟議申請業務を紙で行う上で、約6割が「承認作業に時間を要している」や「保管スペースが圧迫している」ことに課題を感じていました。承認業務・稟議申請業務を紙で行っているシーンについては、「稟議書」が80.4%で最多となり、他にも、「ゲスト講師を招へいの承認申請」や「一定金額以上の支出」などの声が集まりました。

 承認業務・稟議申請業務をシステムで行っている方に、システム化で得られたメリットを聞いたところ、「外出先から申請・確認・承認が実施できた」が46.6%で最多、続いて「ペーパーレス化による環境保全への貢献とコスト削減効果が得られた」が43.1%、他にも、「ファイル管理スペース削減」や「業務進行度合いの見える化」などの声も上がりました。

 承認業務・稟議申請業務をシステムで行う場合、システムに求めることとして、「誰もが簡単に使える操作性・デザイン」(70.5%)や「導入・構築が簡単」(47.5%)などの声が集まりました。

 今回の調査で、大学業務におけるDXの重要性が高まっている一方、大学での承認業務・稟議申請業務においては、未だ紙が主流であり、承認業務・稟議申請業務を紙で行うことで、「承認作業時間」や「保管スペース」など多くの課題が残ったままである実態が明らかになりました。DXが普及する中で、一部はシステムを導入している大学もありますが、全体的な運用にはまだ遠いのが現状のようです。システム化を行っている大学の職員は、場所に縛られない点や環境保全への貢献、コスト削減など多くのメリットを実感していることからも、システムへの移行が活発になることが予想されます。導入が簡単で、誰もが簡単に使える操作性・デザインを兼ね備えたシステムの導入が、紙媒体脱出のハードルを下げるのではないでしょうか。

全ての調査結果をまとめた調査レポートはこちらから
https://rakumo.com/wp/workflow_reserch_report/


「rakumo ワークフロー」について



 rakumo ワークフローは、Google Workspace のユーザー管理、認証、セキュリティ機能を共通利用した Google Workspace アドオン製品として、使いやすさで選ばれるクラウド型電子稟議システムです。業務フローをデジタル化し、申請・承認が伴う稟議から、一般的な業務フローまで幅広く活用できます。管理者権限の割り振りによる柔軟な運用体制の構築や、Google Workspace連携による人事異動時のメンテナンスの省力化が可能で、小規模から大規模まで様々な企業に導入されています。

rakumo ワークフロー の詳細については製品サイトをご参照ください。
https://rakumo.com/product/gsuite/workflow/



会社概要

社名:rakumo株式会社(英語表記:rakumo Inc.)
設立:2004年12月
代表者:代表取締役社長 御手洗 大祐
所在地:〒102-0083 東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6階
事業内容
・クラウド型ソフトウェアサービス rakumo 製品の開発
・rakumo 製品および Google 社関連製品の販売・導入支援・カスタマーサービス
・IT オフショア開発サービス
コーポレートサイト:https://corporate.rakumo.com/
rakumo製品サイト:https://rakumo.com/

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