柳谷智宣のkintoneマスターへの道 第33回

議事録をスマートに作成、管理し、時短にチャレンジ

kintoneの議事録アプリで会議をスマートにしてみる

サイボウズ社が提供しているウェブサービス「kintone」は、一言で言うなら「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できるクラウドサービス」だ。業務アプリを直感的に作成できるほか、社内SNSとしての機能も備えスピーディーに情報共有ができるなど魅力が盛り沢山だ。
本連載では、そんなkintoneの導入から基本機能の紹介、そしてアプリの活用法など、ビジネスの現場で役立つ情報を取り上げていく。第33回では、会議に必須の議事録アプリをカスタマイズして活用してみる。

　会議をしたら議事録を残す必要がある。特に、多人数が参加していたり、業務に関する何らかの決定が行なわれたときには必須と言える。とはいえ、利益も生まないし面白くもない作業でもある。スマートに作成、管理し、時短にチャレンジしたいところだ。

　まずは、Wordでキレイに文書を作成するのをやめて、kintoneの「議事録管理」アプリを利用しよう。いつも通り、kintoneアプリストアから「議事録管理」アプリを追加すればいい。

　使い方は簡単。参加者を指定し、会議で出た課題と内容、決定事項を入力するだけだ。参加はしていないが、議事録を共有すべきユーザーがいる場合は「参加者以外の通知先」で指定する。

　会議慣れしていないと、もしくは慣れきってしまうと、なんとなくの話題について1時間雑談して終了し、後はメールで、という本末転倒なことになる可能性がある。しかし、このアプリには、課題と決定事項という項目が別になっているので、嫌でも議題や結論を意識する必要がある。

kintoneアプリストアから「議事録管理」アプリを追加する

議事録管理アプリを起動したところ。＋をクリックする

参加者や決定事項、内容などを入力できる

会議で出た話題を登録すれば議事録完了

　ほかのアプリと同様、議事録の内容について、コメントをやりとりできるのも便利。会議で即答できなかった内容を書いたり、参加できなかった人がコメントしたり、議事録から漏れていることを指摘したりできる。

　通常議事録はどんなによくできていても、ファイリングされて再び日の目を見ることは少ないが、kintoneであれば有益な情報として活用できるのが○。閲覧や検索性も高いので、必要なときに瞬時にアクセスできるのも助かるところ。

議事録管理アプリのコメントでやりとりできる

メインの議事録だけはテキストベタ打ちでなく装飾も使う

　初期設定では、通常のテキストしか入力できないが、「内容」くらいは文字のメリハリを付けたり、箇条書きにしたり、インデントを入れてわかりやすくしたいというニーズもあるだろう。そんな時は、「文字列・複数行」の代わりに「リッチエディター」を利用すればいい。

　アプリを使い始めてから、フィールドを置き換えると、入力済みの内容が消えてしまうので、最初に設定しておくこと。

アプリの「設定」を開き、「リッチエディター」をドラッグ＆ドロップする

入力画面で色を付けたり下線を引いたりできる

シンプルなテキストよりも見やすくなった