退職者アカウントの消し忘れ、“シャドーIT”などを検出できる、SaaSの一元管理サービス

「マネーフォワード IT管理クラウド」でDropbox Businessを管理する

文●柳谷智宣 編集● 大塚/TECH.ASCII.jp

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 どんな規模の会社でも、今ではビジネスにSaaSを活用するのが当たり前になった。クラウドストレージ、グループウェア、チャットのように会社全体で利用するSaaSもあれば、営業や経理、人事、開発など、部署ごとの業務に合わせて導入しているSaaSもあるだろう。

 毎日の業務が便利になるのは大歓迎だが、たくさんのSaaSを契約するとその管理が煩雑になってくる。どんなSaaSを契約しているのか、それを社内の誰が使っているのか、きちんと把握しておかないとセキュリティリスクになるし、使われていないアカウントのコストが発生していた、ということも起こる。とくに入社や異動、退社のタイミングには、アカウントの管理作業に手間がかかる。

 IT管理者に無断でSaaSが導入されてしまう、いわゆる“シャドーIT/野良IT”も問題だ。業務部門が必要に応じて独自にSaaSを導入、運用すること自体は悪くないが、IT管理者の目が行き届かないと、社内のITルールやセキュリティポリシーから逸脱した使われ方がなされるおそれもある。

 「マネーフォワード IT管理クラウド」は、そんなSaaS管理の課題を解消してくれるクラウドサービスだ。さまざまなビジネスSaaSと連携させることで、各SaaSからアカウント情報(ユーザー情報)を取り込んで、IT管理クラウド上でまとめて閲覧できるようになる。Excelで作ったアカウント管理表で管理するよりも、ずっと簡単で正確だ。

 「Microsoft 365」や「Google Workspace」の従業員マスターと連携して、IT管理クラウド上では各アカウントに従業員、社外、退職者といったラベルが表示される。退職者がどのSaaSのアカウントを持っているか、または各SaaSで退職者のアカウントが残っていないかなども調べられる。これにより、たとえば「退職者のアカウント削除忘れ」や「社外への不適切なアカウント提供」などを簡単に把握できるわけだ。

 そのほか、社内で利用されているSaaSを自動で検知し、シャドーIT/野良ITを発見する機能も備える。各部署が独自に導入したSaaSも、管理担当部門(IT部門や総務部門)の側できちんと把握できる。

 マネーフォワード IT管理クラウドの利用料金は、月額1IDあたり300円(税抜)。同サービスに連携したGoogle WorkspaceまたはMicrosoft365の有効ID数でカウントする仕組みだ。新規登録時には14日間の無料トライアル利用が可能、また現時点(2022年10月まで)では、50IDまでの企業は無料で利用できる。

“SaaSの家計簿サービス”をうたう「マネーフォワード IT管理クラウド」(https://i.moneyforward.com/

100種類以上のSaaSと連携し、自動で一元管理できる。セキュリティリスク低減や利用コストの最適化につながる

 さて、そのマネーフォワード IT管理クラウドが、2021年12月にDropbox Businessと連携してユーザーアカウント情報を取り込めるようになった。ほかのSaaSと一緒に、Dropbox Businessのアカウント管理ができるようになったわけだ。

 まずはIT管理クラウドの「インテグレーション」からDropbox Businessを検索し、クリックする。「新規インテグレーション作成」というパネルが開くので「連携」をクリック。Dropbox Businessのログイン画面がポップアップするので、ログインして連携を許可しよう。

「インテグレーション」で「Dropbox Business」を探し、選択

「連携する」をクリックする

Dropbox Businessのログイン画面が表示されるので、Dropboxのアカウントでログインする

IT管理クラウドにアクセス権限を許可する

しばらく待つと連携が完了する

 連携が完了すると、IT管理クラウドの「サービス」画面で、Dropbox Businessから取り込まれたユーザー情報が閲覧できる。前述したユーザー種別(従業員、社外、退職者など)や役割(ロール)などで絞り込み表示も可能だ。「削除済みアカウントを表示」にチェックすれば、削除した人の情報も表示できる。

Dropbox Businessの「アカウント」タブでユーザーを確認できる

「サービス」タブでは、連携済みSaaSの契約アカウント数などをまとめて閲覧できる。「退職者アカウントが残っている」などのアラートも表示される

なお本稿執筆時点では、Dropbox Businessのアカウント削除機能は未サポートだった

 あとは、IT管理クラウド側でまとめてアカウントの監視や管理の作業を行えばよい。前述したとおり、IT管理クラウドの利用料金はMicrosoft 365やGoogle WorlkspaceのID数に応じて決まるので、連携するSaaSの数が増えても料金は変わらない。自社で利用するSaaSの数が増えれば増えるほど、お得かつ便利に使えるだろう。

 連携するSaaSによっては、連携時に「APIキー」などさまざまな情報を管理画面から取得しなければならないが、Dropbox Businessの連携はとてもシンプルに出来ている。自社のSaaS利用が進んできたら、IT管理クラウドを導入して、賢く管理してほしい。

(提供:Dropbox)

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