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介護・福祉業×LINE WORKS 第2回

なぜ介護事業所でLINE WORKSが選ばれるのか

2021年03月02日 10時30分更新

文● Sixpence

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 これからICTを導入しようとしている中小規模の介護施設・事業所にうってつけなツールがLINE WORKSだ。導入企業はすでに20万社以上という国内市場でトップシェアのビジネスチャット(※)で、介護業界でも導入する施設・事業所が増えている。連載の初回では、そのメリットを紹介した。今回は、実際に導入する際のよくある不安をピックアップしよう。読めば、不安が払拭され、LINE WORKSが介護事業所で選ばれる理由が分かるはずだ。
※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2020年版」調べ
 

不安1:導入の手続きが難しい?


「便利そうだけど、使いはじめるまでの手続きが面倒なのでは?」

 ICTの導入を検討したとき、よくあるのが、こんな心配だろう。

 LINE WORKSなら心配いらない。まずはひとつの施設で運用をスタートするとか、一部の職員どうしで試しに使ってみようということなら、LINE WORKSのアプリをダウンロードして(PCならLINE WORKSのWEBサイトから)、手順に沿って入力するだけで簡単かつ無料ではじめられる。

 LINE WORKSを開設・管理する担当者(管理者という)を1人決め、この人が施設やチーム専用のLINE WORKSを開設し、一緒に使う職員などをメンバーとして追加していく。管理者が、スマホのLINE WORKSアプリから招待リンクを発行してメンバーにしたい相手に伝えるだけで簡単に招待できる。もちろん入社手続きのように管理者が所属や役職を細かく設定してメンバーとして追加してあげることも可能だ。

 設定作業そのものが面倒や不安であれば、フリープランの初期設定(新規開設・組織やメンバーの一括登録)をワークスモバイルジャパンが無料で行っている「LINE WORKSらくらくスタートサービス」がある(対象は5名以上)。これを利用すれば、スタートするまでのステップはたった3つ。

①「LINE WORKSらくらくスタートサービス」のWebサイトにアクセス
②申し込みフォームに必要な情報を入力
③作成されたログインIDとパスワードで各メンバーにてログイン(30日以内)

依頼後、5営業日以内を目安に初期設定が完了になるというから頼りになる。
 

初期設定を無料でサポートしてくれる(https://pages.worksmobile.com/settingCP_LP.html) 

不安2:みんなが使いこなせるか心配

 「ICTを導入しても、これまで電話やFAXでやりとりしてきた職員が使いこなせるようになるだろうか」「みんな忙しい中、研修会や講習会を何回も開くようになるのは困るな……」

 そんな懸念を持つ人も多いだろう。実際のところ、どうなのか?

 秋田県でショートステイなどを運営する株式会社あきた創生マネジメントの介護職員・井上弦さんは、「入力ができない人は『見るだけの参加』もOKではじめ、次に伝えたいことを紙に書いてもらい、それを撮影して送ってもらうなど、段階を踏んでできることを増やしてもらうようにしました。LINE WORKSはそうした工夫のできる柔軟性があります」と言う。

 また、スマホ操作に長けた職員を「アンバサダー」と銘打ち、ホームヘルパー(介護訪問員)に操作法をレクチャーするなどして定着を図った福祉施設もある。

 使いはじめのフォローは必要だが、それもスマホ操作に得意な職員でサポートし合えるほどの使いやすさなのである。

不安3:導入後のサポートはどうなの?

 LINE WORKSの場合、3月以降にフリープランを新規に利用開始した人向けに「導入・活用電話サポート」を開始している。「LINE WORKS」の初期設定や、トーク、ホーム、ビデオ通話など機能や使い方に関する相談を電話で受け付けていて、使い方に関するお困りごとが解消できるはずだ。
 

LINE WORKS開始後、最大3か月間、電話で相談することができる(https://line.worksmobile.com/jp/pr/20210301/) 

 

 また、介護業界のIT活用を支援するNPO法人タダカヨ(東京都)はLINE WORKSを推奨していて、介護事業所向けの活用サポート資料を制作し、無償公開している。こちらも参考にしてほしい。

職員向けマニュアルはデジタルに慣れていない人にも優しい解説書(https://mmky310.info/lw/) 

不安4:コストが心配

 LINE WORKSの利点の一つは職員がふだん使っている個人用のスマホで始められることだ。職員は慣れたスマホを使えるし、施設側は、わざわざ何万円もするPCやタブレットを職員の人数分購入して支給する必要がない。

 低コストで始められるのがLINE WORKSだ。利用料金そのものも低く抑えられている。

 LINE WORKSにはストレージの容量や機能の異なるフリー、ライト、ベーシック、プレミアムの4つのプランがある。このうち無料で100人まで利用できるフリープランはストレージ5GBで、チャットやグループ、カレンダー、アンケートなどの基本的な機能がついているから、便利さを実感してもらえるだろう。

不安5:セキュリティが心配


 「職員の自前のスマホを業務に使えるのはよいとして、セキュリティの面はどうか?」

 知ってほしいのはプライベートで使うLINEと異なり、LINE WORKSは業務用コミュニケーションツールとして設計されたものだということ。もちろん、セキュリティ面では徹底的な対策が講じられている。

 管理者はメンバーのアクセスを管理できるし、職員が退職したときなど、いつでもアカウントを止められる。操作ログも監視でき、万一スマホを紛失・盗難しても他人にアプリを不正操作されないよう遠隔でアカウントをロックすることもできる。

管理者画面からの監査/ログで各メンバーの利用状況を確認できる

 大手保険機関が導入している実績があるように、LINE WORKSは国際認証を取得した高いレベルのセキュリティで情報が保護されていて、サービスを運営するワークスモバイルジャパンではセキュリティ専門スタッフによる24時間365日のデータの監視を行っている。

 これまでのように大切な情報を紙のまま施設内の棚に鍵をかけて管理するより、クラウドに保存することで、より確実に情報漏洩を防げるのだ。

 次回は、実際にLINE WORKSを自分たちではじめるときの管理者の役割、例えばメンバーの登録や初心者に使いこなしてもらうためのコツなどについて説明しよう。


 LINE WORKSを提供しているワークスモバイルジャパンでは、介護・福祉事業者向けにICT活用セミナーを期間限定で開催している。ぜひ参加してみよう。

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