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「できる人」は知っている!チャット、Web会議、スマホの最新ビジネスマナー

2020年06月19日 06時00分更新

文● カデナクリエイト(ダイヤモンド・オンライン

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チャットに関しても、最低限の量のメッセージでとどめることが、ビジネスパーソンの心得(写真はイメージです) Photo:PIXTA

新型コロナウイルス予防で、リモートワークやWEB会議など“新しい働き方”が急速に増えています。取引先に直接赴く機会が減っている一方で、社外・社内ともに電話やメールでのやり取りが増え、さらにビジネスチャットやZoomといった新たなツールも増えている今、これまでのビジネスマナーをアップデートする必要があるでしょう。そこで今回は、これまで“すぐれたビジネスパーソン”を多数取材してきたカデナクリエイトの『ビジネスマナーこそ最強の武器である』(青春出版社)から、電話やメールに関する最新のビジネスマナーを紹介します。

Slackなど気軽なビジネスチャットで気をつけたいマナー

 社内でのやり取りで、Slackやチャットワークなどのビジネスチャットを導入する企業が増えています。その最大の強みは、メールよりも、気軽でスピーディなやり取りができることです。

 まだ導入してから日が浅い職場では、使い方のルールやマナーが定まっていないことが多いようですが、次のようなイメージで使うのがおすすめです。もし職場の上司や同僚に不慣れな人がいるなら、先んじて職場全体のルールにするよう働きかけましょう。

・堅苦しい書き方をしないで、短文でやり取りする
・冒頭で「お世話になっております」のような形式張った挨拶は不要
・メッセージを送りたい相手の部署名や名前は不要
・短文で感情を表現するために、絵文字を使うのはOK※

※「ビジネスの現場で絵文字はゆるすぎる」と言われますが、無機質なやり取りになりやすいので、むしろ使ったほうがよい面もあります。

 ビジネスチャットで注意したいのは、その気軽さゆえに、メッセージのやり取りが過剰に増えることです。現代のビジネスパーソンはメールの海に溺れている状態の人が少なくありません。チャットに関しても、最低限の量のメッセージでとどめることが、ビジネスパーソンの心得です。

 また、Slackの公式ブログで「大切なマナー」と指摘されているのが、「本当に必要な時以外は、大勢に通知を送らないようにする」こと。例えばSlackなら「@everyone」、チャットワークなら「TO ALL」を選ぶことで、そのグループ全員に通知が送れますが、「一応、みんなに知ってもらおう」と安易に通知すると、そのグループに含まれる全員の仕事をいちいち止めることになります。非常に迷惑なので、気をつけましょう

Web会議をスムーズに行うためのポイント

 在宅勤務の増加で一気に普及したZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツール。Web会議をスムーズに行うためにはいくつかポイントがあります。

 まず、環境を整えること。静かで安定したネット環境がある場所で行うのは当然ですが、それでも聞き取りづらかったり、うまく音声を拾えなかったりすることがあります。相手に迷惑をかけたくないなら、ヘッドセットを用意したほうが安心です。

 さらに、会議中はビデオをオンに。自宅の中を見られたくないという場合は、Zoomで利用できる、背景を好きな画像に変えられる「バーチャル背景」機能を使用するのもよいでしょう。

 また、会議中相づちは声に出さないこと。声に出して相づちを打つと、それが発言を遮ったり、リズムを狂わせることも。相手の発言中はマイクをミュート状態にしましょう。また、大勢でWeb会議を行う時には、発言する前に自分の名前を名乗りましょう。そうすることで、誰が話しているのか混乱しにくくなります。

スマホ時代ならではの電話マナーとは

 最後に、相手に電話をかける際の基本的なマナーを見直しておきましょう。リモートワークの普及により、仕事での電話もスマホを使うことが増えました。ほとんどの場合、自分か相手もしくは両方が携帯電話を使っていることでしょう。

 自分が外出先から携帯電話でかける時に心がけたいのは、周囲に人がいない静かな場所からかけることです。電車のホームのような騒がしい場所からかけると、声が聞き取りにくくなって、会話に誤解が生じたり、相手に不快な思いをさせます。また、会話を第三者に聞かれて、会社の機密事項が漏れたら一大事です(街中やカフェ、電車の中で大声で話している人もいますが、それもNGです)。

 相手からかかってきた電話に出られなかった場合は、できるだけ速すみやかにかけ直しましょう。ただし、いくら急いでいても、騒がしいところからかけ直すのはNGです。

 また、相手の携帯電話にかける時は、用件を話し始める前に「いま、よろしいでしょうか?」と相手の状況をたずねます。相手が「移動中だけど、ひとまず電話を取った」ということがあるからです。

 さらに、相手が名前を名乗らなかった場合は、「○○さんの携帯電話でよろしいでしょうか?」と一応確認しましょう。いきなり用件を話し始めたら、かけ間違えで「見ず知らずの人だった…」という可能性もあります。

 もし途中で電話が切れてしまったら、かけたほうからかけ直すのが基本です。相手の電波の問題やミスで切れたと思っても、もしかすると、こちらの問題かもしれません。「先ほどは電話が切れてしまい、失礼いたしました」と謝りましょう。悩む人も多い「電話を切るタイミング」は、お客様がどちらかに関係なく、かけたほうからでOKです。

 電話やメールは便利ではありますが、誤解やすれ違いを招きやすい面もあります。そうならないためにも、基本的なマナーをきちんと身に着けて対応し、相手との関係性を高めていくのが重要です。

※本記事はダイヤモンド・オンラインからの転載です。転載元はこちら

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