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知るだけで文章がうまくなる3原則の1つ、「相手を意識する」とは

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●Facebookコメント 知るだけで文章がうまくなる3原則「文章は構造を意識する」「文章は相手を意識する」「文章は語感を意識する」
Illustration:jesadaphorn/gettyimages

「君の書いたもの、分かりづらいなあ」「もう少し分かりやすく書いてもらえませんか」と、上司や取引先から言われたことはありませんか?

『週刊ダイヤモンド』12月21日号の第1特集は、「伝える! 震わす! 書く力。」です。

 学校で教えてくれるのは読書感想文や論文の書きかたくらいです。それなのに社会に出るといきなり、メール、議事録、アジェンダ、プレゼン用のスライド、SNSやチャット、部下への指示書などさまざまな場面で「書く力」を求められます。

 現代はメール一本、プレゼンテーション一発で、仕事の受注や重要事項が決まります。「文章は苦手なので…」と悠長なことを言っていられる状況ではないのです。文章の書きかた一つで会社員としての運命が変わってしまうかもしれません。

 もはや、すべてのビジネスパーソンにとって、「書く力」は必須のスキルといえます。

 書く力は「たった3つの原則」を知るだけで見違えるほど上達します。それは、「文章は構造を意識する」「文章は相手を意識する」「文章は語感を意識する」の3つ。ここではその内のひとつ、「相手を意識する」の一部を紹介します。

書き手と読み手との間には
感情の交錯が必ず付きまとう

 ビジネスにおける文章の最大の特徴は、「読む相手がいる」ことだ。「自分のビジネスを成功させたい」「業務をスムーズに進めたい」「問題を解決したい」──。

 相手はそういう動機を持ってあなたの文章を読む。つまり、これらの答えやヒントがあなたからの伝達に含まれているのではと、期待しているのだ。そのことをあなたは普段、どのくらい意識しながら文章を書いているだろうか。

 新聞や論文、レポートは、書き手が直接、読み手に向かって語りかけることはほとんどない。書き手が調べた内容を、関心を持った読み手が一方的に「鑑賞」するためだ。

 しかし、ビジネス文章は、書き手が読み手に宛てて書いたもの。書き手と読み手の対話が成立している。話し言葉を文章に書いているようなものだ。そう考えると、ビジネス文章は、相手との人間関係が非常に重要といえる。

 書き手と読み手との間には、論理的な情報だけでなく、感情の交錯が必ず付きまとう。「相手への配慮」が、ビジネスを成功に導くカギとなることを、あらためて意識しなければならない。

文章で意識すべき
ポイントは?

 以下に意識すべきポイントを一つずつ解説していこう。

ポイント(1)
相手との「情報のギャップ」

「これぐらい知っているはず」という先入観を疑う。自分にとって当たり前のことでも、前提となる知識が相手にないことはよくある。伝えたいことについて、相手がどのくらいの知識を持っているかを想像し、相手の理解度に文章のレベルを合わせる。自分と相手との情報のギャップを埋めなければならない。

ポイント(2)
誤解されやすい「多義的なことば」

 多義的な言葉、つまり「多くの意味に解釈できてしまう言葉」は、会話ではニュアンスをつかむことで区別ができても、文章になると混乱を招くことがある。例えば、指示書に「緑のランプのついた電源ボタンを押す」と書かれていた場合、「ランプの色が緑」なのか、「電源ボタンの色が緑」なのか、相手は分からない。多義的な言葉は、相手に誤解を与える。文章では使用を避けよう。

ポイント(3)
意味をくみ取ってくれるだろうという「甘え」

 知識と同様に、感性や価値観も一人一人異なる。同じ言葉でも、その言葉の印象や解釈は、人によってさまざまだ。「自分はこういう意味で言ったつもりだが、相手はどう受け取るだろうか」と、自分と相手の頭の中の違いを、いつも念頭に置くことが大事だ。「はっきりと書かずとも、意味をくみ取ってくれるだろう」という甘えを捨て、自身の言葉に責任を持とう。

相手の立場になって、
想像力をフル回転させる

 これらに共通することは、相手への想像力だ。大切な人に送る「ラブレター」を思い浮かべるといいだろう。
 
 相手はどういう状況で、どのような心理か。どのようなことに興味や関心があり、どのくらい詳しいのだろうか。言葉選びは正しいか。安っぽい言葉になっていないだろうか。ほかにもっと良い表現はないだろうか。何度も読み返し、納得がいくまで書き直す。

 ビジネス文章も、相手の立場になって、想像力をフル回転させることが大切だ。


※本記事はダイヤモンド・オンラインからの転載です。転載元はこちら

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