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仕事で信用されない人がよく言う3つの言葉とは

2019年08月07日 06時00分更新

文● 中谷彰宏(ダイヤモンド・オンライン

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仕事で信用されない人が使う言葉とは?
Photo:PIXTA

40歳を過ぎると、転職や再雇用を意識する方が増えてきます。では、社内外から“求められる”のはどんな人でしょうか。実は、40歳を過ぎて求められるのは「能力」よりも「信用」。日々の小さな習慣の積み重ねが、その人の「信用」となっていくのです。前回に引き続き、中谷彰宏氏の『いくつになっても「求められる人」の小さな習慣』(青春出版社)から、ビジネスにおいて周囲の人から“信用”されるための習慣を紹介します。

「すみません」「わかりません」と言う人は信用されない

 今回は、ビジネスには不可欠な「コミュニケーション」において“信用”される人になるための心がけを紹介していきます。

 学校の勉強で、「すみません」「わかりません」「勘違いしました」という子は伸びないとよくいわれます。そもそも学校ではわからないことを習っているので、「すみません」はいらないのです。また、間違えた時に「勘違いしました」と言うのは、自分が間違えたことを人に知られたくないからです。「勘違いしました」は逃避の言葉です。

 ビジネスでいうと、たとえば企業研修の感想欄には、大半の人が「勉強」「努力」「挑戦」と書いてきます。しかし、この「勉強」「努力」「挑戦」は抽象論であり、便利な逃げ言葉です。大切なのは「早速こうしました」「今までこうしていたのを、こう変えました」と、具体的に書くことです。「勉強になりました」「これから努力します」「挑戦したいと思います」と言う人は、結局は何もしません。こういう人は“求められない”のです。

 先生や上司にとって、生徒や部下がどう生まれ変わったかが大切です。それを示すためにも、「勉強・努力・挑戦」といった抽象的な表現に頼らず、具体的な目標や行動を伝えるようにすると、“信用される人”になれるでしょう。

上司は報告の「詳細」よりも「スピード」を求めている

 ベテランになると、上司の代理で打ち合わせに行く機会もあるでしょう。この時、上司が最も欲しいのは、打ち合わせの中身の速報です。それにもかかわらず、まじめな人は、きちんとした報告書をつくろうとします。

 実は、上司の一番のストレスは、部下が帰ってきているのに何の報告もないことです。部下は部下で、今晩紙にまとめて明日報告しようと思っているのかもしれません。しかし、清書のひと晩が、上司へのストレスにつながってしまうのです。

 さらに、“求められない人”は、きちんとしたものを出したいというこだわりがあります。それは自己満足だということに気がついていないのです。上司からすると、きちんとしたものよりスピードのほうが大切なのです。

 これはお客様に会う時にもいえることです。取引先やお客様となると、「汚い書類を出すのはちょっと……」と思うかもしれませんが、それで時間がかかっているようでは“求められない人”になってしまいます。この場合、手書きでもいいから、必要なモノをパパッと出した方が話がスムーズなのです。私が出版社の人と打ち合わせをする時も、「きちんとした企画書にまとめますので」というタイプより、手書きのラフでチョコチョコと書いてくる人のほうが仕事は早いし、そういう人と仕事をしたいです。

 前回も述べたように、上司のストレスを少しでも減らせるよう、報告は詳細よりもスピードを優先させるようにしましょう。

上司に「確認のお願い」をしたいときのメールの文面とは

 メールの送り方ひとつでも、上司のストレスを減らすことはできます。たとえば、上司に複数の項目を確認してほしいとき、「(1)これはどうするか (2)これはどうするか (3)これはどうするか」と、メールが箇条書きになっていると、漏れなく返事がしやすいでしょう。

 一方、箇条書きなしの長文で「これ、お返事お願いします」では、残っている部分に気づかずに返信してしまうことがあります。

 常に忙しい人がザッと読んでもわかるようにしておくのが、“求められる人”です。そうしないと、「あと、これが抜けていますけど」と、こちらももう1回メールしなければならず、手間がかかります。「1回で済んだことを、もう1回する」というムダをいかに減らしていくかです。

 このように、要返事モノは、見る側がひと目で「これとこれとこれを返信すればいいんだな」とわかるようにすることが大切です。質問も、短い言葉で返事できるような文体にしておくようにしましょう。長文メールを最後まで確認しなければならないよりも、ぱっと見てわかりやすいメールを送るだけで、上司の負担はぐっと減るはずです。

伝言するときに必要なのは「情報」と「感情」

 報告と同じく、伝言もビジネスにおいては重要な役割を果たします。その人への伝え方によって内容の捉え方が大きく変わってくるからです。

 伝言の大切な要素には、情報と感情の2つがあります。“求められる人”は、伝言する時に、情報だけでなく感情も乗せてくれます。「こういう問い合わせがありました」という伝言を受ける時は、「急がれていました」「だいぶお困りのようでした」「ちょっとご立腹でした」という相手の感情を聞いておかないと、対応をしくじるからです。ご立腹なのか、うれしそうなのかで、対応は変わるのです。必要なのは、情報より、むしろ感情のほうです

 それなのに、情報が大切だろうと判断し、相手の感情を伝言しない人がいます。まじめな優等生ほど、「感情は関係ないから、情報を伝えなければいけない」と思い、大切な感情の部分をカットします。

 なぜなら、「ご立腹でした」と報告すると、上司から「おまえ、何やってるんだ」と叱られたり、自分の減点になるかもしれないと思うと、ネガティブな感情情報をカットしていくのです。しかしそれでは事後対応をしくじります。「何かありましたでしょうか?」と、ぶらっとお客様のところへ行ってしまうからです。「ご立腹でした」と事前に聞いていれば、心の準備をして行けます。感情情報がないまま行くと、お客様とのすれ違いが起こり、収拾がつかなくなってしまうこともあります。

 このように、小さな補足情報に、チャンスがあるのです。企画会議で、企画書やホワイトボードにメインに書かれていないことを発言するよりは、トイレやエレベーターでボソボソと話していることに企画のヒントがあるものです。この場合、相手側から出てくるものには企画のヒントやホンネが隠れているので、どんなに小さな情報でも大切です。大きい情報は放っておいても伝わるので、小さい情報ほど報告する必要があるのです。

 もちろん、ただ言われたことを伝言することが間違っているわけではありませんが、“求められる人”というのは、そこでさらに小さな補足情報も加えることができる人なのです。

 こういった小さな習慣の積み重ねが、蓄積となってその人の「信用」につながります。能力だけを身につけようとせず、日常から人と関わる時に、相手がどんなことを求めているのかを意識してみると、“求められる人”になれるはずです。


※本記事はダイヤモンド・オンラインからの転載です。転載元はこちら

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