仕事に差がつく！阿久津良和「Office 365のスゴ技」 第72回

企業の代表アドレス運用に必須の機能がモバイルアプリで利用可能に

iOS版Outlookに「共有メールボックス」機能が登場

本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回はモバイル版Outlookでサポートが始まる共有メールボックス機能に注目する。

iOS版Outlookに共有メールボックス機能が登場

　Office 365は1人以上のユーザーが参照し、互いにメールを送信する「共有メールボックス」機能を備えている。よく企業が「[e-mail]」などパブリックなメールアドレスを用意し、自社の情報発信に使う際に用いる機能だ。これまではOutlookやOutlook on the webなどを経由しなければ参照できなかったが、間もなくモバイル版Outlookで利用が可能になる。

1.Microsoft 365管理センターの「グループ」→「共有メールボックス」で、共有メールボックスアカウントの設定を行う

　iOSは「Testflight」と呼ばれるベータ版ソフトウェアを早期に試すプログラムを用意しており、筆者もOffice 365をはじめとするMicrosoft製品のベータ版をTestflight経由で使用しているが、2019年6月中旬にリリースしたバージョン3.27.0で、表題の機能をサポートしたことを確認した。

2.画面左側のアカウント一覧下部にアカウント追加ボタンが新たに加わる。こちらのボタンをタップすれば、共有メールボックスの追加が可能だ

3.事前にドメイン部分が挿入されるため、共有メールボックスの名前のみ入力して、「共有メールボックスの追加」をタップする

4.これで一覧に共有メールボックスが追加された(画面では「Y」)

5.予定表のアカウント一覧。赤色の罫線で囲んだように、共有の予定表もサポートしている

　共有メールボックスは共有の予定表も含んでいるが、中堅中小企業の場合、顧客訪問など予定を共有する場面が多い。モバイル版Outlookでも共有の予定表をサポートしているため、出先で共有メールボックスおよび共有の予定表にアクセスできるのは、働き方改革で多様なワークスタイルを求められる方々にとって、本機能は大きな一歩となる。

　Microsoft 365 Roadmapを確認すると、iOS版Outlookはロードマップ番号32571、Android版Outlookはロードマップ番号32572で実装予定が示しているとおり、2019年7月ごろには通常のモバイル版Outlookでも、共有メールボックスのサポートが始まるだろう。

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• Microsoft Office 365