業務改善に効く最新ビジネスクラウド活用術 第15回

密なコミュニケーションがプロジェクトの成否を握る！

Backlogなら情報を一元管理してタスクを柔軟に処理できる

密なコミュニケーションを取ることでプロジェクトをスムーズに進める

　プロジェクト管理ツールには珍しく、コミュニケーション機能が充実しているのもBacklogの特徴だ。密なコミュニケーションを取ることで、ユーザー間の情報の齟齬を減らし、プロジェクトをスムーズに進められるという考えなのだ。

　各課題を下にスクロールすると、コメントを残せるが、ここで絵文字を利用できるのだ。たとえば、「ファイルを送ってください」だと、「え、最初から言ってよ」とか「面倒だな」という感情を持たれる可能性があるが、そこに手を合わせているアイコンがあると、お願いしている雰囲気が出てスムーズに対応してもらえる可能性が高くなる。本来であれば、返事をしなくてもいいコメントでも、絵文字をひとつ返すだけでも意思の疎通が取れる。

課題を下にスクロールして、コメントの入力画面を開く

「コメントをお知らせしたいユーザー」をクリックすると、ユーザーを選択できる

絵文字アイコンをクリックすると入力パネルが開く

絵文字でエモーショナルなニュアンスを伝達できる

　一般的なSNSで「いいね！」にあたるのが「スター」だ。コメント右上の☆マークをクリックすると、数が増える。読んだことを知らせるだけでなく、感謝を表すことができる。通常は、1回押すとオン、もう1回押すとオフという動作になるが、Backlogでは☆が増え続ける。たくさん感謝したら、複数付けることができるのだ。そして、みんなから集まったスターの数が増えると、最初は黄色だが、10～19個集まるとグリーン、20～29個集まるとブルーといった具合に色が変わるのも面白い。チームでBacklogを利用する際は活用したい機能だ。

コメントなどの☆マークをクリックするとスターを付けられる

複数回クリックすると数が増え、一定数以上で色が変わる

文章の一部分を選択してスターをクリックしてみる

スターを付けてくれた人にマウスポインターを合わせると、該当箇所がハイライト表示される

　コメントが付くと、メールやスマホの画面に通知が届く。もちろん、スマホアプリで閲覧し、コメントを返したり、スターを付けることが可能だ。ちなみに現在のところ、スマホアプリでは絵文字の表示はできるが、入力はできないので注意しよう。

コメントが付くと、通知が来るのですぐに対処できる

スマホアプリでもコメントを返せる

ストック型の情報はWikiに記録して共有できる

　Backlogでは、Wikiを作成することができる。メニュー内で課題の次に用意されているメイン機能のひとつだ。会議の議事録として使ってもいいし、業務マニュアルの共有場所にしてもよい。

　単なるテキストベタ打ちではなく、整形機能に対応している。Backlog記法もしくはMarkdown記法のどちらかを選べる。たとえば、見出しを設定する際、Backlog記法なら「* 見出し1」となるが、Markdown記法なら「＃ 見出し1」となる。

「Wiki」を開き、「新規作成」ボタンをクリックする

設定した記法に従って、本文を入力する

プレビューすると、記法に沿って表示される

　以上で、課題の管理や情報の共有方法まで完了。次回は、親子課題やカスタム属性、ファイル管理、ガントチャートといったこだわりの機能の使い方を紹介する予定だ。

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