業務改善に効く最新ビジネスクラウド活用術 第7回

容量無制限のクラウドストレージをレビュー

Boxの魅力は共有ファイルのアクセス権限を柔軟に設定できるところ

ファイルの履歴はばっちり管理！　バージョンを戻すのも簡単にできる

　法人向けストレージサービスだけあり、ファイルに関する履歴やバージョン管理はばっちり。ファイルの「プロパティ」メニューから「アクセス統計情報」を開けば、何人が何回プレビューしたりダウンロードしたりしたのかが一目瞭然。共有リンクの場合はユーザーがわからないこともあるが、逆にダウンロード場所が表示される。

ファイルの「プロパティ」メニューから「アクセス統計情報」をクリックする

アクセスしたユーザーの情報が表示される

　ファイルの「プロパティ」メニューから「バージョン管理」を開けば、ファイルの世代管理が可能。以前のバージョンをダウンロードして内容を確認することもできる。

　たとえば、複数人が作業してごちゃごちゃになったファイルの元バージョンを見たいときや、新人が間違った修正を反映して上書きしてしまった場合などに利用できる。もし、以前のバージョンを復元したい場合は、「現在のバージョンとして設定」をクリックするだけでいい。BusinessプランやBusiness Plusプランであれば50世代まで、Enterpriseプランであれば100世代前までのバージョン管理が可能だ。

「プロパティ」メニューから「バージョン管理」をクリックする

バージョン履歴を確認できる

以前のバージョンを元に戻すことも可能

古いバージョンのファイルが新しいファイルとしてアップロードされた

複数ユーザーで同時編集が可能な「Box Notes」でブレストする

　Boxでは、ファイルをアップロードするだけでなく、文書を作成することもできる。「Box Notes」では、Box内で閲覧・編集できるウェブ文書で、複数人での同時編集が可能。プランを選ばず利用でき、情報共有やコミュニケーションに役立てられる。

　ブレストや会議などで、ホワイトボードを使う代わりに「Box Notes」を使えば、全員が同時に書き込めるし、終了後のデータ共有にも手間がかからない。メモ書きも、わざわざテキストファイルやワード文書に書いて保存する必要がなく、即「Box Notes」に書き込めるのが便利だ。

　任意のフォルダーで「新規作成」から「Box Note」をクリックして、文書名を付ければすぐに編集できるようになる。「共有」メニューから編集者として他のユーザーを招待することも可能。閲覧だけしてほしいなら、「ユーザーを管理」から、権限を「ビューアー」にできる。

「新規作成」から「Box Note」をクリック

文書名を入力して「作成」をクリックする

「共有」から「編集者としてユーザーを招待」をクリックする

ユーザーを選択して「招待を送る」をクリックする

全員で同じ文書を作成できる

文字装飾や画像の貼り付けなども可能

　次回はBox編の最終回。Boxの訴求ポイントや現場での使われ方、これまでで紹介できなかった便利機能、さまざまなニーズに対応するオプションなどについて聞いてみた。

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