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Officeで始める快適Mac生活 第16回

多彩なデザイン、細かなデータ設定

宛先作成に便利、柔軟性にすぐれたWordの差し込み印刷

2014年06月24日 11時00分更新

文● 外村克也/松田聖司(タトラエディット)

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データ整理を確実に行うことが、差し込み印刷を成功させるコツ

 配置したフィールドは、フォントを設定したり、文字サイズを調節したりできる。縦書きにすることもできる。複数のフィールドを並べて配置すると、2番目以降の文字の始まり位置は、レイアウトされた位置ではなく、前のフィールドが終了したすぐ後ろになる。名前で、姓と名を別々のフィールドの場合も、単に続けて配置すればよい。名前の文字数を気にする必要はない。

 思ったところに文字が配置されない場合は、テキストボックスを配置するとよいだろう。[ホーム]リボンを選択して、[挿入]にある[テキストボックス]をクリックして、縦書きか横書きかを選択して、配置したい場所でクリックしながら斜めにドラッグして四角いテキストボックスを作成して、その中にフィールドを配置する。

 それでも宛先データの作り方によっては、デザインがうまくいかない場合がある。たとえば、住所に建物名がついて長くなる場合がある。そんなときは、建物以降を改行したい。しかし、住所を1つのフィールドに入れていると途中で改行することはできない。住所フィールドを2つに分けておくと、このような場合に対処できる。データ作りが大切なのは、このようなことが起こるためだ。

 印刷する宛先の絞り込みは、4の[宛先のフィルター]で行う。これも選択した文書や宛先リストによって、いくつかのパターンがある。まず、[封筒]を選んだ場合は、Macの連絡先などで、宛先リストの中からマウスでクリックして選ぶ。複数の場合は、shiftキーやcommandキーをあわせて使う。ほかの文書では、Macの連絡先アドレスブックから選ぶので、あらかじめ印刷したいアドレスブックをMacで作成しておく必要がある。Excelデータのように外から取り込んだ場合は、フィールドでの絞り込みが可能になっている。Wordの差し込み印刷は、ほかに、フィールドを利用した簡単な関数も利用できる。この機能を使えば、宛先によって文面を変えたりすることも可能だ。

 ここまで終われば、あとは印刷するだけだ。多彩なデザインが可能で、データの細かな設定もできるWordの差し込み印刷、ぜひ活用したい。

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