Officeで始める快適Mac生活 第16回

多彩なデザイン、細かなデータ設定

宛先作成に便利、柔軟性にすぐれたWordの差し込み印刷

差し込み印刷マネージャーがあるので、作業の手順もわかりやすい

　では、さっそく差し込み印刷を行ってみよう。まず、送りたい文書をWordでデザインする。テンプレートを使えば、簡単に作ることができる。次に、[ツール]メニューから[差し込み印刷マネージャー]を選ぶ。すると、作業手順を指示してくれる管理ウインドウが表示される。あとは、番号が振ってあるので、この順序で作業するだけだ。

　まず、文書を選択する。[新規作成]を選ぶと、定型書簡、ラベル、封筒、カタログの中から選ぶようになっている。自分の作った文書ファイルがどれに該当するかは、迷ってしまうが、大きくはラベルとそれ以外と考えればよいだろう。ラベルとは、1枚の紙に複数のレコードを印刷するということだ。紙の節約のためにA4サイズに同じデザインを上下2つ配置すれば、たとえ定型書簡やカタログであってもラベルを選ぶ。もう1つ注意したいのは、封筒を選ぶと、宛先リストがMacの連絡先とWordのアドレス帳しか選べないことだ。もし、Excelで作成したデータを利用するなら、封筒以外を選択する必要がある。

　文書の種類を選択したら、次は宛先リストを選択する。いくつかの選択肢があるが、Wordのアドレス帳やMacの連絡先、あるいは独自に作成したExcelファイルなどから選ぶ。選択すると、名前や住所といった各レコードのフィールドが、3の[プレースホルダーの挿入]に表示される。あとは、作成文書にこのフィールドをドラッグして配置すればよい。ラベルの場合は先頭のラベルだけに配置する。2の[宛先リストの選択]にある一番右のアイコンをクリックすると、配置したフィールドを他のレイアウトにもコピーしてくれる。

作業は、6段階に分かれていて、それぞれメニューから選ぶだけで、次に進めるようになっている

宛先のフィルター画面。フィールドに対して条件を設定して絞り込みを行う。複数のフィールドでの設定が可能

3の[プレースホルダーの挿入]では、関数を使ってレコードごとに入力する文章を変更したりできる。この場合は、Excelデータで会社とプライベートを区別するフィールドを設けている