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Officeで始める快適Mac生活 第9回

知っていれば仕事で差が出る

即戦力となるExcelのテーブル機能を知る

2014年03月11日 11時00分更新

文● 外村克也

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テンプレートを選ぶだけで、見やすいデザインに

 もう1つの優れた点、デザイン機能も作業としてはたんに必要な項目を選択するだけだ。テンプレートの選択は、テーブルリボンの[テーブルスタイル]にマウスのポインターを合わせると下向きの矢印が表示されるので、クリックして好みのレイアウトを選べばよい。その他、行と列をそれぞれ縞模様にしたり、最初と最後の列を強調するために色を反転したりする機能もある。

テンプレートの選択は、リボンの中央あたりにある「テーブルスタイル」から選択する。上にある左右の矢印でも選べるが、▼をクリックしたほうが一覧表示で選びやすい

テーブルオプションの[最初の列]をクリックすると、画像のように1列目が反転して、強調される

Excelのスキルがなくても経営分析ができる

 「テーブル」機能の適用は、作業を効率化してデータの集計をやりやすくするというだけでなく、膨大なデータを簡単に「見える」化することで、データの中に隠れている経営上の問題点を明るみに出すという利点もある。例えば、売上低下の理由を知りたい場合、どの部門でいつ低下したのかを細かく調査する必要があるだろう。そのためには、分析ツールを使いこなす能力が必要だが、「テーブル」機能はそのような能力を、Excelのスキルがない人にも提供する。「テーブル」機能を使えば、メニューから項目を選ぶという簡単操作で、経営分析ができるようになるのだ。

 実は経営分析を行うという点でも、「テーブル」機能はフレキシブルだ。データを分析していて、何かのデータが足りないと感じたとする。例えば、商品別売上データで、商品のカテゴリ別の売上データを見たいと思った場合、商品ごとのカテゴリデータを新たな列に追加するだけだ。列のデータは自動的に既存のデータ構成の中に追加され、メニュー操作で並べ替えやフィルタリングがすぐできるようになる。商品カテゴリ別の売上や売上の割合計算も簡単にできてしまう。

 データのテーブル化は、社内のコミュニケーションを円滑にするという点でも、役立つかもしれない。経営者や担当者が、会議のために資料を用意するのは大変な作業だ。テーマごとにデータを抽出して、見やすいようにレイアウトして、必要に応じてプリントする。それに時間を取られて、本来の業務がおろそかになることもある。あるいは、残業時間が増えることもあるだろう。しかし、「テーブル」機能を使えば、分析した結果をPowerPointに貼って、資料をすばやく作成することが可能だ。また、プレゼン中にフィードバックを受けた場合は、その場で分析して回答することも難しくない。

テーブルのセルで「列」を挿入して、見出しを「カテゴリ」に変更する。データは、データの並び順が同じであることを確認して、一気にペーストすればいいだろう

 Excelのスキルがさほどなくても、作業の効率化やデータの「見える」化を可能にする「テーブル」機能は、Excelのさらなる活用法を模索している人にきっと役立つはずだ。ぜひ試してみてほしい。

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