Officeで始める快適Mac生活 第7回

MacやiPhoneと相性がいい、Outlook.comのメールを使ってみよう

フラグやアーカイブで効率よくさばく

　MacでOutlook.comを利用するには、2つの方法からいずれかを選ぶ。ひとつはブラウザーからOutlook.comへアクセスして使うというもの。インターネットにつながっている必要があるので、自宅や職場内での利用ならこれで十分だ。モバイル環境でも使いたいという場合は、標準のメールソフト「Mail.app」に設定するといい。こちらはアカウント設定のほか、IMAPサーバーの指定が必要。

Mail.appを起動し、メニューバーから［メール］→［アカウント］をクリック。上記画面が開いたら［その他のメールアカウントを追加］にチェックを入れて［続ける］を押す

　そしてアカウントの登録およびIMAPサーバーの設定を行う。Mail.appの場合、最初にアカウント情報を入力すると自動設定を試みるためしばらく時間がかかる。Outlook.comの場合はしばらく待った後、サーバー情報を手動で設定する。

メールアドレスとパスワードを入力して［次へ］をクリック後しばらく待ち、「アカウントを手動で設定する必要があります」の表示が出たら再度［次へ］

　サーバーの設定は、受信メールサーバーと送信メールサーバーの2つの情報を入力。下記の画面の通りに設定しよう。

受信メールサーバーの情報では「アカウントの種類」を［IMAP］にし、メールサーバー欄に「IMAP-mail.outlook.com」を入力。ユーザー名とパスワードは記入済みとなっているので［次へ］。送信メールサーバーの情報ではSMTPサーバー欄に「SMTP-mail.outlook.com」と入力。こちらもユーザー名とパスワードは記入済みなのでそのままにして［作成］をクリックする

　Outlook.comを使う上で、まず抑えておきたいのが「フラグ」機能。重要なメールに目印を付けておくことで、あとから探しやすくするためのものだ。一見単純な機能だが、「今はいそがしいので、あとで処理したい」「朝すべてのメールに目を通し、重要度の高いものをチェックしておく」といった場合に有効だ。移動中などにサッと目を通しておき、職場に戻ってから取り組むときの目安を付けることができる。iOS端末でフラグをつければ、ウェブアプリやデスクトップのメールクライアントにも同期される。これはウェブメールならではの強みでもある。

移動時間などにメールを読む際、あとで処理すべきメールには［フラグ］をタップして付けておく。すると、ウェブメールではリストの上部に表示されるようになり、やり忘れを防ぐことができるのだ。もちろん、フラグはMail.appでも確認可能。メールボックスリストから［フラグ付き］をクリックすることで、重要メールのみをリストアップ可能だ

　普段使っているメールアドレスはそのままに、Outlook.comにビジネスメールを集約して一元管理することも可能だ。Outlook.comから普段のアドレスを用いて送信できるので、外出先からの対応が容易になる。設定はウェブブラウザーから行う。

ブラウザーで「http://outlook.com/」を開き、右上の［オプション］アイコンで開くメニューから［メールアカウント］をクリック。［送受信用アカウントの追加］からアドレスやパスワードを指定。職場やプロバイダのメールを利用する場合は［詳細オプション］からPOP／SMTPサーバーの情報を登録することで、Outlook.comを経由して普段使いのメールアドレスの新着チェックや送信が行えるようになる

　Outlook.comはメールのデータがクラウド上にあるため、Macにトラブルが起こったり、スマートフォンを紛失したり、といった場合でもメールが消えることがない。ほかの端末から送受信が行えるため、損失を減らせるというメリットもある。仕事でもプライベートでも役に立つツールとなるので、乗換えにチャレンジしてみてはどうだろうか。

■関連サイト

• Officeで始める快適Mac生活（マイクロソフト）