ASCII.jpと読者で作る！ビジネスメールのデファクト・ルール！2013年度版 第3回

送ったメールがすべて読まれているとは限らない！？

既読率を上げるメール、下げるメール

読まれるメールはタイトルが命！

　まず、実行したいのがサブジェクト（タイトル）の付け方を変えること。メールを読むときに最初に目に入るのがサブジェクトだ。ニュースのヘッドラインのように、サブジェクトの内容によって、メール本文まで行き着くかに運命がかかってくる。

　また欲張って長いサブジェクトをつけても、逆効果になりかねない。取り急ぎどんな用件のメールなのかを明らかにしよう。それには【お願い】【重要】【至急】などをつけておくのが効果的だ。これは今回の企画でアンケートの回答の中で、マイルールとして実践されている方がおり、提案されている。

　もちろん、すべてのメールに【重要】とつけても意味が弱くなるので、本当に至急であったり、重要であったりする時だけにつけるようにしよう。【　】の後には、簡単な用件を入れておくこと。挨拶など内容とはあまり関係ないものは書かない方が良い。

ASCII.jp的ダメなサブジェクト

• お世話になっております
• 営業部田中です
• この間の件です

※上記のように開封しないと本文の内容がわからないメールは敬遠される。

読者アンケートに寄せられた好感度アップのサブジェクト

• タイトルに本文の最初の部分を記述すると読んでもらえる率がアップする。
• タイトルで何がいいたいのかわかるように工夫。
• タイトルを読めば、何のメールかある程度分かるメール。質問を整理して(1)、(2)、(3)と分かりやすくまとめてあると助かりました。
• メールのタイトルに要件がわかる事が書かれているのは好感度高し。「忙しいところ失礼します。」なんて挨拶書くんじゃ無いｗ
• メッセージID(件名)だけで内容がほぼ判るもの。

なんでもかんでもメールするは危険

個別の連絡事項であれば、チャットは最適。ログがわかりやすいうえ、挨拶文なども省略でき、伝えたいことを伝えやすい。相手の反応もすぐにわかる。

　メールが溜まってしまう要因のひとつには、メールの多用も考えられる。特に役職が上がるほど、グループメールや業務報告、履歴の意味の含めたが増え、見落としが多くなるといわれている。肝心の承認が欲しい案件メールが埋もれてしまわないためにも、メールを送る側も臨機応変に対応したい。

　口頭で伝えられることは口頭で伝え、文書で残しておくべきことのみ、メールで送信をする。同じ部署内であれば、付箋などを利用するのもひとつの手だ。

　また、個別の連絡事項や気心の知れた相手とのやり取りであれば、チャット機能もオススメ。Googleの「ハングアウト」を始め、「チャットワーク」など、従来のメールに代わるサービスは続々と増えている。ログも残る上、ログイン状態がわかればチャットは内線電話のように利用できる。

　相手に届くメールの数が減ってくれれば、それだけ送ったメールを読んでもらえる可能性は高くなる。不必要もしくは、代替えができるのものはメールを使わずに済ませるようにしよう。