柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第119回

Getting Things Doneで仕事をスピードアップする技

「Wunderlist」を使い倒して作業効率をさらにアップする

　ToDoの追加と処理ができるようになったら、さらに「Wunderlist」を使い込んで、作業効率をアップさせてみよう。まず使いこなしたいのが、ノート機能。追加したToDoに、詳細情報を付けられるのだ。タスクの右側にマウスポインターを乗せると、ノートのアイコンが表示されるのでクリック。「Note App」が開くので、必要な情報を入力し、「保存」をクリックすればいい。例えば、「加藤さんに電話」というタスクで、受信メールに対する返事を行なうなら、詳細情報にメールの本文をコピー＆ペーストしておけば、メーラーを開く手間が省ける。もちろん、タスク名だけで済むなら、利用する必要はない。

ノートアイコンをクリックする

詳細情報を入力する

　ToDoにスターを付けておけば、上位に表示され目立つようになる。重要な用件や優先的に処理したいToDoに付ける時に利用できる。ただ、ToDoはすべて処理しなければいけない項目なので、どれも重要なはず。重要かどうかを判別したり、スターを付けたり外したりする手間を考えれば、使わないという手もある。

スターをクリックすると、赤いアイコンが表示され、目立つようになる

　スターを使わない代わりに活躍するのが、登録したToDoの並べ替え機能だ。ToDoをドラッグ＆ドロップして表示順を変更するのだが、実はToDo管理サービスで使えるのは珍しい。この並べ替え機能が、筆者には手放せないのだ。

　ToDoは片っ端から登録するが、朝仕事に取りかかる前や移動時間などにリストをチェック。処理する順番通りに、タスクを並べ替えておくのだ。そうすれば、いざ机の前に座ったなら、リストの上からロボットのように処理していく。次に何をするのかさえ考える必要はない。

　筆者は、少々意志が弱いので、たくさんタスクがあると優先順位よりもラクに終わるものから手を付けがち。それで、さまざまな割り込み仕事を片付けていると、結局夕方に重いタスクが残ってしまい歯を食いしばって処理するか、頭を下げるかの2択を選ぶことになる。そうならないために、タスクを処理する順番をあらかじめ決めておくのだ。重いタスクは頭の回転が速い午前中に処理。電話もかかってこないし、はかどるはず。取引先からの連絡などが来る午後は、細かいタスクを処理する。合間にほかの作業をしても、意識が分断されることがない。

ドラッグ＆ドロップでタスクの順番を入れ替える

iPhoneアプリでも、もちろんタスクの順番を入れ替えられる。ペンのアイコンをタップしよう

右のリストアイコンをタップし、上下に動かすと入れ替えられる

　ToDo管理を続けるなら、無理をしないのがコツ。筆者は一両日中に処理するToDoなら締切日設定を省くことが多い。登録時の作業が2クリック少なくて済むためだ。3日以上先の締め切り日なら指定するが、そもそも3日以上先の場合はToDoというよりも予定のことが多く、それならGoogleカレンダーに登録する。そのため、あまり日付機能を利用しないのだ。また、リスト機能もプロジェクトや取引先などで分けたこともあるが、分類する手間が面倒なので1つにまとめている。シンプルな方が三日坊主にならずに済む。ぜひ「Wunderlist」でGTDデビューを果たしていただきたい。

　ToDoを処理して、終了のチェックをクリックするのが快感になってきたらしめたモノ。仕事の処理時間が格段に短くなる。次のタスクも一目瞭然なので、休憩も自然と減ってくる。もし、筆者とは違って、日付管理機能が重宝するようなら、ほかの有料サービスを物色するといいだろう。

筆者紹介─柳谷智宣

1972年生まれ。ネットブックからワークステーションまで、日々ありとあらゆる新製品を扱っているITライター。日経パソコンオンラインで「ビジネスPCテストルーム」、週刊SPA!で「デジペディア」を連載するほか、パソコンやIT関連の特集や連載、単行本を多数手がける。近著に「ポケット百科 GALAXY SII LTE 知りたいことがズバッとわかる本」（翔泳社）「Twitter Perfect GuideBook」（ソーテック社）、「Dropbox WORKING」（翔泳社）、「仕事が3倍速くなるケータイ電話秒速スゴ技」(講談社)。