クラウドを賢く使う3つの方法 第2回

使えるクラウドサービスはこれだ！【仕事ができる編】

　ストレージ編から始めたクラウド特集、第2回は仕事で使うためのクラウドサービスだ。「Googleドキュメント」「SkyDrive」「Evernote」という3種の定番クラウドサービスから、意外と知られていない便利な使い方、そしてクラウド周りのTIPS（小ネタ）を紹介する。

Googleドキュメントはここが便利！
その1――書類をリアルタイムに共同編集できる

　編集会議のように複数のメンバーで企画書などの文書を作るとき、会社にいるときなら赤ペンを持ち寄って会議室に集まればいい。だが、最近は外部とやりとりすることも多く、メールに添付したファイルを開き、電話片手に文書を編集するということも増えてきた。そのとき力を発揮するのがGoogleドキュメントの「共同編集機能」だ。

　Googleドキュメントは、同じファイルを複数人が同時に編集できるよう、しかも各ユーザーが編集している動きがリアルタイムに分かるように作られている。カーソルや選択範囲はユーザーごとに色分け表示されるので指示も出しやすく、間違えて同じ部分を編集してしまう心配もない。左側のペインでチャットもできる。一度この機能を使ってしまうと、その便利さから離れられなくなるだろう。

作成中ファイルか、これから作成するファイルの共有設定を変更する

Googleアカウントを持つ人を共同編集者として招待する

共同編集中の様子。薄いピンクの選択範囲が共同編集者が選択しているところ。チャットでも可能

図形の共同編集も可能。明るいピンクでマーキングされた矢印が共同編集者が選択しているアイテム

Googleドキュメントはここが便利！
その2――スマホで書類が校正できる

　Googleドキュメントの強みは「スマホ編集」への対応。電車の中でも、片手が使えればメール感覚で書類を校正/修正できる。対応しているのはGoogleドキュメント（文書）とスプレッドシート（表）。図の修正や関数の変更といった複雑なことはできないが、空いた時間に書類を校正/上書き保存できる。

　Androidでは同名の専用アプリを使って、iPhoneではWebブラウザー上から直接編集できる。またAndroidアプリでは、撮影した写真などカメラロールの画像をGoogleドキュメントに貼り付けることも可能。GoogleドキュメントにOCR機能があるため、英語なら読み取って文書にメタデータを入れ込んでくれる。

Googleドキュメントの文書作成例。図は作図機能を使って作成

スプレッドシートの編集画面。こちらも行単位の編集。数式は入力はできるが変更は不可

現在編集モードで変更できるのはテキストのみ。図は表示されない。編集は行単位で行なう

先の文書をAndroid側で開いた状態。図も含めて表示されている

Googleドキュメントはここが便利！
その3――Windows/Mac/Linuxのどれでも使える

　最近はiPadやAndroidタブレットといった新しいOSを積んだ端末や、完成度が上がってきたLinuxを使いはじめた人も多いはず。新しい環境と古い環境で別々のOSを使い分けている人であれば、GoogleドキュメントがWebベースであるためマルチOS対応であることは知っておいた方がいい。会社ではWindows、営業ではMacBook Airと、OSが違ってもまったく問題がない。

　そして何気に一番便利なのは、同じOSの新しいパソコンにシステムを再構築するときだ。データのバックアップをとる必要もなければ、ソフトをマシンにインストールする必要さえないため、まったくと言っていいほど何もせずにそのまま仕事が再開できる。

WindowsでGoogleドキュメントファイルを表示

Linuxでも同じ見た目。できることもほぼ同じ