CSV形式のデータはExcelよりも見やすい!?
海老原昭。MacPeople読者のページ担当ライター。バージョン1からのBentoユーザー
海老原 わたしはライターとして、MacPeople誌の読者のページを担当していますが、CSV形式で届くアンケートのコメントデータを取り込んで、閲覧するのに利用しています。普通はExcelを使うのが一般的なのでしょうが、セルの中にコメントが全部入ってしまうのが嫌なので、Bentoで必要な情報だけフォームに表示しています。エディターアプリではないため文字数の表示機能こそありませんが、質問を見ながらとりあえずバーッと回答を書くときに便利なんですよ。採用したかどうかのチェック欄を設けておけば、あとで原稿として提出するのも楽ですし。ついでに「魁! 漢エビハラ塾」という資格試験向けの連載用にもフォームを作りました。質問と回答を並べられるので、回答を書いているときに、この質問選択肢はなんだっけ? となったときに見やすくて便利ですよ。
川越 ライターさんという職業の特殊な使い方と思いきや、学校の先生なども参考になるかもしれませんね。
海老原 学校の先生であれば、自分の作った問題をデーターベースとして残しておいて、どの試験で使ったといった管理に役立てるといいと思いますよ。それからまだ途中で恥ずかしいのですが、マックの発売日／CPU／ハードディスクといったデータを網羅したリストを作っています。自分の所有するマックのリストを作るために始めたのですが、Bentoには「参照レコード」というデータを再利用できる機能がありますよね。網羅しているデータベースがあれば参照レコードを利用して、ほかのコレクターも便利に使ってくれるかと思いまして。データベースの面倒なところって、結局入力作業ですよね。だから、データベースごとテンプレートを配布したら、あとはそれぞれ、自分の使いたい部分だけをレイアウトすればいいだけなので、もっとBentoをみんなで楽しく使えるようになる気がします。
シバタ それ、わたしもほしいです(笑)。
CSV形式のデータを好きなレイアウトで編集できる
読みたい内容がひとつの画面に収まるので書きやすい
「参照レコード」を使って既存データの活用も可能
多数のフォームを切り替えるのが使いこなしの近道!
シバタ ところで、Bentoを始めとしたデータベースを使いこなせないという人は、すべての情報を無理にひとつにまとめようとしている気がします。目的に応じてたくさんフォームを作って同じデータベースを切り替えて使うといいのに。
海老原 同感です。例えば世界各国のBentoユーザーがお勧めテンプレートを公開している「テンプレートエクスチェンジ」の中で、「Bento 仕事効率化キット」が登録されています。これを見ると、ひとりの連絡先データでも電話／ToDo／ボイスメモ／Eメール──といったフォームに分けられていて、目的の情報にすぐにアクセスできるようになっていることがわかりますよ。
川越 なるほど、ゼロから作るのではなくこういったものを活用するといいですね!!
シバタ そのほかにも就職活動の情報や、授業ノートを管理するのに便利な「Bento 4 学生応援キット」や、宛名ラベルや、ファイルフォルダー用ラベルなどをすばやく簡単にプリントできる「Bento ラベルキット」など、「テンプレートエクスチェンジ」には、自由に使える700以上のテンプレートあるので、目的に合ったものがきっと見つかると思います。
「Bento 仕事効率化キット」は連絡先／ボイスメモ／製品情報──など、ビジネスに必要な情報を管理できる無料のテンプレート集だ
