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机上から紙を一掃!電子文書化マニアックス 第4回

カンタン・スピーディー・大量読み取り! 話題のクラウドサービスとも連携

文書デジタル化の定番! ScanSnapが支持される理由

2011年08月30日 18時00分更新

文● 二瓶 朗 撮影●小林 伸

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理由4: クラウドサービスとの連携でスマホとの相性がいい

 最近になって関心が高まっているのが、スキャンした紙文書をスマートフォン(iPhone、Android端末)やタブレット(iPadなど)に入れて持ち運ぶ用途だ。

ScanSnapファミリーで文書をデジタル化し、タブレットやスマートフォンで持ちあるこう!

 紙文書をデジタルデータ化してそれらのデバイスに転送すれば、移動中やちょっとした空き時間を使って、いつでもどこでも文書を閲覧できる。また透明テキストを埋め込んでおけば、キーワード検索によって必要なページをすぐに見つけることも可能である。もちろん、分厚く重い紙文書を持ち歩く必要もなくなり、荷物も軽くなる。

 例えば、取材で配布された小冊子をデジタルデータ化すれば、検索や整理がしやすくなり便利だ。

 ScanSnap S1500で通常の方法で文書をデジタルデータ化し、PDFファイルをiTunesやSDメモリーカードで移動すればiPhoneやiPad、Android端末での閲覧は可能だ。ただそれよりもカンタンな手段がScanSnap S1500には用意されている。

 それはEvernoteやGoogleドキュメントなどのクラウドサービスを利用する方法だ。しかも、ScanSnap ManagerまたはScanSnap Organizerを使えば、それらとシームレスな連携が可能なのである(インストールされているScanSnap Manager、ScanSnap Organizerのバージョンによってはアップデートが必要:関連サイト)。

 まず、ScanSnap Managerの設定画面で「クイックメニューを使用する」のチェックボックスをオンにしておく。

ScanSnap Managerの設定画面で「クイックメニューを使用する」をオンに

 あとは原稿をセットして、ScanSnap S1500本体の「Scan」ボタンをプッシュするだけだ。

クイックメニューが表示された

 読み取りが完了すると「クイックメニュー」が表示され、その後の操作を選択できる。

 例えばEvernoteにPDFファイルをアップロードするとしよう。

 表示されたクイックメニューで「ドキュメントをEvernoteに保存」をクリックする。それだけで、Evernoteへのアップロードが完了する。

 なおこのとき、EvernoteのクライアントアプリをあらかじめPCにインストールしておき、アカウントなどのセットアップをしておく必要があるので、その点だけは注意しておこう。

自動的にアップロードが進む

読み込みの設定などは「クイックメニュー」の各アイコンの右上にある「設定」ボタンをクリックする

 あとは、iPhoneやiPad、Android端末にEvernoteクライアントをインストールしておけば、クラウド経由でいつでもデジタル化した文書をダウンロードして閲覧できるというわけだ。

 すでにEvernoteを日々の生活やビジネスのツールとしてモリモリと使っている人も少なくないはず。ScanSnap S1500と組み合わせることで、Evernoteが便利になること請け合いだ。このScanSnap S1500とEvernoteの連携については「大学教授のScanSnap活用記事」も参考にしていただきたい。

 もちろん、「Dropbox」や「SugarSync」といったサービスを利用してもAndroidスマートフォンでデジタル化した文書を閲覧することは可能だし、iPhoneやiPadでも同様の操作でクラウドを介した文書の閲覧が可能だ。

 またScanSnap S1500に付属する名刺スキャン・管理ソフト「名刺ファイリングOCR」からは、「Salesforce CRM」へ直接スキャンした名刺ファイルのデータをアップロードできる。ビジネスユースでもクラウドを使えばスマートな名刺データ管理が可能なのである(インストールされているWindows版 名刺ファイリングOCR、Mac版 CardMinderのバージョンによってはアップデートが必要:関連サイト)。

 このように、編集部でも多くのユーザーが愛用しているScanSnap S1500。あふれる紙文書を削減し、デジタルデータ化して便利に活用できる常用ツールとしておすすめしたい。

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