机上から紙を一掃！電子文書化マニアックス 第4回

カンタン・スピーディー・大量読み取り！　話題のクラウドサービスとも連携

文書デジタル化の定番！　ScanSnapが支持される理由

理由4：　クラウドサービスとの連携でスマホとの相性がいい

　最近になって関心が高まっているのが、スキャンした紙文書をスマートフォン（iPhone、Android端末）やタブレット（iPadなど）に入れて持ち運ぶ用途だ。

ScanSnapファミリーで文書をデジタル化し、タブレットやスマートフォンで持ちあるこう！

　紙文書をデジタルデータ化してそれらのデバイスに転送すれば、移動中やちょっとした空き時間を使って、いつでもどこでも文書を閲覧できる。また透明テキストを埋め込んでおけば、キーワード検索によって必要なページをすぐに見つけることも可能である。もちろん、分厚く重い紙文書を持ち歩く必要もなくなり、荷物も軽くなる。

　例えば、取材で配布された小冊子をデジタルデータ化すれば、検索や整理がしやすくなり便利だ。

　ScanSnap S1500で通常の方法で文書をデジタルデータ化し、PDFファイルをiTunesやSDメモリーカードで移動すればiPhoneやiPad、Android端末での閲覧は可能だ。ただそれよりもカンタンな手段がScanSnap S1500には用意されている。

　それはEvernoteやGoogleドキュメントなどのクラウドサービスを利用する方法だ。しかも、ScanSnap ManagerまたはScanSnap Organizerを使えば、それらとシームレスな連携が可能なのである（インストールされているScanSnap Manager、ScanSnap Organizerのバージョンによってはアップデートが必要：関連サイト）。

　まず、ScanSnap Managerの設定画面で「クイックメニューを使用する」のチェックボックスをオンにしておく。

ScanSnap Managerの設定画面で「クイックメニューを使用する」をオンに

　あとは原稿をセットして、ScanSnap S1500本体の「Scan」ボタンをプッシュするだけだ。

クイックメニューが表示された

　読み取りが完了すると「クイックメニュー」が表示され、その後の操作を選択できる。

　例えばEvernoteにPDFファイルをアップロードするとしよう。

　表示されたクイックメニューで「ドキュメントをEvernoteに保存」をクリックする。それだけで、Evernoteへのアップロードが完了する。

　なおこのとき、EvernoteのクライアントアプリをあらかじめPCにインストールしておき、アカウントなどのセットアップをしておく必要があるので、その点だけは注意しておこう。

自動的にアップロードが進む

読み込みの設定などは「クイックメニュー」の各アイコンの右上にある「設定」ボタンをクリックする

　あとは、iPhoneやiPad、Android端末にEvernoteクライアントをインストールしておけば、クラウド経由でいつでもデジタル化した文書をダウンロードして閲覧できるというわけだ。

　すでにEvernoteを日々の生活やビジネスのツールとしてモリモリと使っている人も少なくないはず。ScanSnap S1500と組み合わせることで、Evernoteが便利になること請け合いだ。このScanSnap S1500とEvernoteの連携については「大学教授のScanSnap活用記事」も参考にしていただきたい。

　もちろん、「Dropbox」や「SugarSync」といったサービスを利用してもAndroidスマートフォンでデジタル化した文書を閲覧することは可能だし、iPhoneやiPadでも同様の操作でクラウドを介した文書の閲覧が可能だ。

　またScanSnap S1500に付属する名刺スキャン・管理ソフト「名刺ファイリングOCR」からは、「Salesforce CRM」へ直接スキャンした名刺ファイルのデータをアップロードできる。ビジネスユースでもクラウドを使えばスマートな名刺データ管理が可能なのである（インストールされているWindows版 名刺ファイリングOCR、Mac版 CardMinderのバージョンによってはアップデートが必要：関連サイト）。

　このように、編集部でも多くのユーザーが愛用しているScanSnap S1500。あふれる紙文書を削減し、デジタルデータ化して便利に活用できる常用ツールとしておすすめしたい。

■関連サイト

• PFU
• ScanSnap 発売10周年記念サマーキャンペーン