机上から紙を一掃！電子文書化マニアックス 第4回

カンタン・スピーディー・大量読み取り！　話題のクラウドサービスとも連携

文書デジタル化の定番！　ScanSnapが支持される理由

理由3：　吟味された同梱ソフトで「検索」や「編集」がカンタン

　ScanSnap S1500でのスキャン操作はとても容易。セットアップさえ完了してしまえば、じゃんじゃん紙文書をデジタル化できる。しかし一方で、紙文書をデジタル化した後に、頭を悩ませるのがスキャンしたデータをどう整理して、活用するかだ。

ここを押せばいいとすぐ分かるScanボタン。シンプルなインターフェースだ

　紙文書のデジタル化というと、スキャンしてPDF形式へと変換するのが一般的だろう。ScanSnap S1500に付属する「ScanSnap Manager」はスキャン後のPDF変換をするソフトだ。一方「ScanSnap Organizer」はデジタル化したPDFデータを管理したり、簡易な編集をすることができる。

ScanSnap Manager。スキャン→変換を担当する。ScanSnap S1500の「Scan」ボタンを押下するとスキャン開始と共に自動起動し、読み込みが終わると終了してScanSnap Organizerが起動する

ScanSnap Organizer。スキャン後のPDF管理、そしてPDFファイルの簡易編集機能を持つ

ページの回転や順序の入れ換え、トリミングやタグ設定といったPDFファイルの簡易編集が可能

　また上述の2つのソフトでは、文書ファイルに含まれる文字データをOCRで認識し、「透明テキスト」としてPDFファイルに埋めこめるほかに、紙文書に引いたマーカー部分や任意の文字を指定して「キーワード」とし、PDFファイルにタグ付けしたりすることも可能だ。

　当然ながら、紙文書のデジタル化を進めていくほどにPDFファイルがPCに蓄積されていく。PDFファイル管理の基本はファイル名だが、ファイルが増加するとそれだけを頼りにするのも限界がある。そこで活用したいのがそれらの透明テキストやキーワードによるタグ付けというわけだ。

　さらにScanSnap S1500には、「Adobe Acrobat 9 Standard」が標準添付されている点にも注目したい。ScanSnap S1500を利用してPDFファイルを作成できるのはもちろんだが、PDFファイル上にテキストやウェブページへのリンクを追加したり、しおりやサムネイルを作成したりといった、より本格的なPDFファイルの編集が可能となる。

　パッケージ版を購入すると実売で3万円程度になるものだけに、大変お買い得と言えるだろう。

【もっとScanSnap】2種類の方法で透明テキストの埋め込みが可能

　透明テキストの埋め込みには、ScanSnap Managerで読み取り時に埋め込む方法と、いったんPDF変換してからScanSnap Organizerで埋め込む方法の2通りがある。

　前者の場合はページ数の多い紙文書を読み取っている場合には処理に時間がかかることがあるが、逆にペラ1枚の書類をデジタル化することが多いような場合は、常に有効にしておけば透明テキストの埋め込み忘れがない。

【読み取り時】のテキスト埋め込み──ScanSnap Managerを使う

ScanSnap Managerの設定画面（通知領域のアイコンをダブルクリックして表示）の「ファイル形式」タブで、「テキスト認識の選択」の「検索可能なPDFにします」にチェックを入れる。以降はスキャンするたびに透明テキストが読み込まれる

　また後者の場合は、ページ数の多い文書の場合でも、PCのアイドル時に透明テキストの処理が行われるので別作業中のPCに負荷をかけることなく透明テキストの埋め込みを完了できる。

【読み取り後】のテキスト埋め込み──ScanSnap Organizerを使う

ScanSnap Organizerで、PDFファイルを選択したら「検索可能なPDFに変換」→「選択中のPDFを変換」をクリック

「テキスト情報をページに埋め込む」にチェックを入れる。「実行のタイミング」では「コンピュータの空き時間に実行」を選択しておけば、PCに負荷をかけることなく透明テキストの埋め込みが完了する

ScanSnap Organizerのビューア画面で「キーワード設定」をクリックし、文書の一部分を矩形で選択し、「タイトル」「サブタイトル」「作成者」「キーワード」をクリックすると、その部分の文字が文書のタグとして登録できる