とある企業の総務部では、業務処理の自動化／共有化のため「FileMaker Pro」と、iPad用アプリケーション「FileMaker Go for iPad」を活用している。ここでは最近、「FileMaker Goスターターソリューション」を使って資産管理を始めた模様だ。配属されたばかりの新人総務部員の仕事を通して活用事例を見ていこう。
午前9時「データの共有とグラフ化」
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新人：せ、先輩! パソコンと同じグラフが表示されてます! 先輩：ふふっ、FileMakerならパソコンとiPadで同じ資料を使えるのよ |
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「FileMaker Pro」シリーズは、データベースを自在にカスタマイズして住所録や売り上げ管理といったあらゆるデータを効率的に処理できるアプリケーションだ。データベースアプリに分類されるものの実際は、業務アプリケーション開発の目的で使用されることが多く、強力なデータベースエンジンを備えている。
この企業の総務部では、「FileMaker Goスターターソリューション」の資産管理テンプレートをカスタマイズして社員の使用しているパソコンやソフトウェア、コピー機、プリンターといった固定資産を管理している。こうしたソリューションがフリーで手に入るのも、定番ソフトならではの強みだ。
FileMakerなら種類の異なるさまざまな情報を関連付けて管理できるほか、入力されたデータを基にしたグラフ作成も簡単。さらに、データベース共有機能を備えており、ひとつのデータベースファイルに、複数のパソコンやiOSデバイスから同時にアクセスできる。閲覧だけでなく変更もでき、最新のデータを一元管理可能だ。
テンプレートで管理できる資産はさまざま。FileMakerのリレーション機能を駆使することで、カテゴリーや償却年度など、さまざまな観点での利用が可能だ
FileMaker Pro 11のグラフ機能により、資産の構成比を円グラフ化。グラフはiPadのFileMaker Goでもそのまま利用可能だ。iPadで閲覧すれば紙にプリントするよりもコストダウンとエコに貢献できる
グラフ作成の際は、グラフ化するデータを先に集計しておくといい。例では資産のカテゴリー別にソートをかけて、対象レコード内をカテゴリー別に集計し、その結果をグラフ化している
データベースの共有には、FileMaker独自の共有プロトコルを利用する。FileMaker Proの「共有設定」でネットワークアクセス権限を設定すると、パソコンやiPhone、iPadなどを9ユーザーまで同時に利用できるようになる。さらにユーザー数を増やすにはサーバーソフトウェアを導入すればよい。「FileMaker Server 11」なら250ユーザーまで、「FileMaker Server 11 Advanced」なら接続数に制限がない
FileMakerシリーズ
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FileMaker Pro 11 【開】ファイルメーカー(株) 【価】3万9900円（通常版）、2万3940円（アップグレード版） 【URL】http://www.filemaker.co.jp/ ※「FileMaker Goスターターソリューション」には、連絡先／文書管理／資産管理のテンプレートを収録 |
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| FileMaker Go for iPad 【開】FileMaker, Inc.【価】4600円 カテゴリー／作業効率化 |
FileMaker Go for iPhone 【開】FileMaker, Inc.【価】2300円 カテゴリー／作業効率化 |
