柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第42回

無料のPDF編集ソフトで文書を効率的に活用する技

入力項目が多すぎる！
そんなPDF編集には市販ソフトを使うのも手

　税金の申告書のように記入部分が大量にある書類では、記入部分ひとつひとつにテキストボックスを配置していては選択が面倒になるので、印刷した方が早い。住所や名前だけテキストボックスで入力するという手もあるが、手書きの数字やチェックボックスが混在するのは違和感があるので悩ましい。

　もしそうしたPDFファイルを日々利用することが多いなら、市販ソフトの導入を検討しよう。例えばアンテナハウスの「書けまっせ!!PDF4 スタンダード」(7980円)なら、半自動的に入力フォームを認識し、そこにテキストを入力したり、チェックマークを付けられる。印影を作成してPDF上に挿入する機能もあり、稟議書の承認印などに使うことも可能だ。

入力項目が多い軽自動車税の申告書に記入してみる。まず「テキストボックス」メニューから「ページ全体に自動作成」をクリック

自動で書面を認識して、テキストボックスが作成された

チェックボックスにチェックマークを入れたり、選択肢に丸を付けることも可能

印影を作成して押印できる。日付を入れた印影も用意されている

セキュリティーをかけて
企画を取られないようにする

　取引先に企画書を出す際、勝手に内容を変更されるとトラブルの元になる。また、特定部分だけコピー・抽出されて、盗用されることも考えられる。そんな時はPDFのセキュリティー機能を利用しよう。

　例えば、特定の相手にだけ内容を見てもらいたいなら、起動時にパスワードを要求する。相手にはメールなどで別途パスワードを教えればいい。起動時のパスワードロックとは別に、印刷やコピー、編集を個別に禁止する設定もできる。誰でも閲覧はできるが印刷や編集などはすべて禁止したり、特定の相手だけが閲覧できるようにしたうえ、印刷は許可するが編集操作を禁止する、といった設定もできる。

　セキュリティーの設定は、Cube PDFでPDFファイルを作成する際にかけられる。Foxit J-Readerで注釈などを入れたPDFに、後からセキュリティーをかけたい場合も、編集したPDFファイルをCube PDFで出力すればいい。

Cube PDFの「セキュリティー」タブで、パスワードや許可する操作を選択する

パスワードを入力しないと、閲覧や編集ができない

本格的に編集するなら……
やはりAcrobatを利用しよう

　フリーソフトや安価な市販ソフトでも、大抵の用途には問題なく活用できる。しかし、文字情報のないPDFファイルをOCR機能で認識して検索可能にしたり、PDFからWord・Excelファイルに変換するといった使い方が必要なら、やはり本家アドビの「Acrobat」が必要になる。フリー・低価格ソフトとは比べものにならないくらいの機能を搭載しているのだ。

「Acrobat」なら、紙資料をスキャンしたデータをキーワード検索することも

　もし、ドキュメントスキャナーの購入を検討しているなら、Acrobatが付属している製品を選ぶと、割安に感じられるかもしれない。例えばPFUの「ScanSnap S1500」(関連記事)なら、実売価格は4万9800円程度。キヤノンの「DR-2010C」であれば、実売価格は3万5000円程度で、どちらも「Acrobat 9 Standard」が付属しているのだ。バージョンがひとつ前ではあるものの^※1、主な機能は備えている。
^{※1 最新版のAcrobat Xは11月15日にダウンロード販売が開始されたばかりである。}

ScanSnap S1500のように、Acrobat 9 Standardが付属するドキュメントスキャナーを選ぶ手もある

　PDFファイルを使いこなせば、ビジネス文書をやりとりする手間を軽減できる。まずはフリーソフトを使って、PDFファイルの便利さを体感してみよう。

筆者紹介─柳谷智宣

1972年生まれ。ネットブックからワークステーションまで、日々ありとあらゆる新製品を扱っているITライター。現在使っているノートパソコンは、東芝のSS RXとMac。とはいえ、1年以上前の製品なので、買い換えを思案中。日経パソコンオンラインで「ビジネスパソコンテストルーム」、週刊SPA!で「デジペディア」を連載するほか、パソコンやIT関連の特集や連載、単行本を多数手がける。近著に「仕事が3倍速くなるケータイ電話秒速スゴ技」(講談社)、「PDFビジネス徹底活用技」（技術評論社）、「Linkedln人脈活用術」(東洋経済新報社、共著)。