柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第42回

無料のPDF編集ソフトで文書を効率的に活用する技

多人数でのレビューは
注釈の色分けや返信を使いこなす

　ひとつの文書に対し、複数のユーザーで校正をかけることもあるだろう。そんな時は注釈の色をそれぞれ変更して、使い分けるとわかりやすい。

注釈を複数のユーザーで使い分けるには、まず作成者を変更する。「現在のプロファイルをデフォルトとして使用」をクリックすると、その後作成する注釈にも反映される

「表示方法」タブでは、注釈の色や透明度を変更できる。ユーザーごとに色を決めておけば、誰が入力した注釈かすぐにわかる

　また時々、注釈に対するコメントをさらに注釈で入れている文書を受け取るが、これは非常に見づらいので避けた方が賢明だ。注釈に対するコメントには「返信」機能を利用しよう。返信はいくつでも重ねなられるので、議論にも使える。メールでの箇条書きや、紙に赤入れするようなやり方では真似できないメリットだ。

注釈(ノート)の「オプション」メニューで「返信」をクリック

注釈に対するコメントは返信を使うと、やり取りの流れを把握しやすい

フリーソフトを使ってPDFファイルを作成

　もし文書がPDF以外のファイルで送られてきた場合は、自分でPDFに変換する必要がある。「Cube PDF」は印刷できるファイルであれば、なんでもPDF化してくれるフリーソフトだ。この種の海外製ソフトではファイル名が文字化けすることも多いが、Cube PDFは国産なので問題なく動作する。

印刷画面を開き、プリンタの「名前」メニューで「Cube PDF」を選択する

出力するPDFファイルの設定画面が開くので、「出力ファイル」で保存場所を指定し、「変換」をクリックすればPDFファイルが作成される

申請書などのPDFファイルに
パソコン上で記入してから印刷する

　住民票や証明書、委任状などの申請書などを、PDFファイルでダウンロードできる自治体が増えてきた。最終的には印刷して持っていく書類でも、名前や申請理由などをパソコンで入力できると楽だ。筆者は長い住所を手書きするのがいやなので、頻繁に利用している。

ウェブサイトから申請書類をダウンロードできる自治体が増えている

　PDFファイルに文字を入れるにも、先のFoxit J-Readerを使えばいい。タイプライター機能を使えば、任意の場所にテキストを入力できる。フォントや文字も自由に選択できる。ちなみに、初期設定では青文字になっている。編集部分が一目でわかるので通常はそのままでもいいが、カラー印刷して提出する文書には適さない。ツールバーのボタンから色を変更しよう。

ツールバーからタイプライターのボタンをクリック

入力したい部分をクリックすると、フォーム(青い四角部分)が表示される

フォントやサイズはツールバーのプルダウンメニューから変更

必要なフォームにテキストを入力。自筆や押印が必要なところは、印刷してから行なおう