柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第30回

OneNoteですべてのタスクや画像、音声を管理する技

テキスト以外のデータも自由自在に管理できる

ドラッグ＆ドロップで写真を登録

　OneNoteはドラッグ＆ドロップで、さまざまなファイルを取り込める。例えば写真付きの日記や、アイディアメモに使える。ファイルそのものを貼り付けられるので、ファイル形式も問わない。貼り付けたファイルを閲覧・再生したい時は、右クリックメニューから「開く」で、ファイル形式に対応したソフトで読み込めばいい。

OneNote自体では表示・再生できない動画ファイルも貼り付けられる。画面は登録したMOVファイルを再生しているところ

　ファイルの登録方法は3通り用意されている。まず、貼り付けた元ファイルを編集して更新する可能性があるなら、元ファイルへの「リンク」を登録する。すると、更新されても再登録の手間などがなく、最新のデータにアクセスできる。元ファイルを移動・破棄してしまうようなら、「コピー」を挿入するといい。筆者は、それほど大きくないデータなら、基本的にコピーして取り込むようにしている。また、オフィス文書やPDFファイルなどは、文書の印刷イメージを貼り付けることも可能。

　Excelで作成した表やWordで執筆した企画書を貼り付けて、注意点や経緯、結果などを記録するのもいい。ドキュメントスキャナーで取り込んだ、プレゼン資料やマニュアル類を登録してもいいだろう。筆者の場合は、雑誌記事を執筆する際にデザイナーから送付されるデザインイメージを貼り付けて、そこに文字数や注意点を書き込み、参照しながら作業している。

PDFファイルを表示して、メモを記入

　さらに、画像や印刷イメージのデータをOCR機能で解析し、テキスト検索できるのも大きな特徴だ。名刺の写真を登録すれば、名前で検索できるのだ。

名刺画像から名前で検索できる

　さらに、パソコンにマイクやウェブカメラが装着/内蔵されているなら、OneNoteで音声を録音したり、映像を録画できる。例えば会議や授業に参加する際に、録音しながらメモを取ると言ったことが可能だ。入力したメモをクリックすると、該当部分を再生できるのも便利だ。

ウェブサイトをドラッグ＆ドロップでクリッピング

　ウェブサイトもOneNoteのページに取り込める。Internet Explorer上でウェブページの任意の部分を選択した状態で、OneNoteにドラッグ＆ドロップすれば、レイアウトや画像とともに一瞬で登録できるのだ。企画書を作成する際に、多数のウェブページに散らばっているデータをまとめられる。また、ウェブを閲覧していて気になる情報を見つけたなら、Internet Explorerの右クリックメニューから「OneNoteに送る」で、新しいページに登録することもできる。

ウェブブラウザー上で登録したい部分を選択したら、右クリックメニューからOneNoteに送る

保存するセクションを選ぶ。常に同じセクションに保存するように設定しておくと手間が省ける

OneNoteに新しいページが作成された

　筆者は、調べ物の精度を上げるためにもOneNoteを活用している。例えば、セキュリティーソフトの記事を書くなら、メーカーサイトの画面ショットやダウンロード先のURLから、さまざまなブログやニュースサイトの情報までをまとめる。そして、そのソフトごとに作成したページを見比べながら、掲載するソフトやポイントをチェックするのだ。

　ウェブページを取り込んでおけば、元のサイトがなくなったり、記事が削除されても情報を残しておけるのがメリットだ。一方、ちょっと気になるので後で読みたい程度のときや、ブックマークとして頻繁に閲覧したいサイトは、OneNote以外の方法で管理している。後で読みたいなら「Instapaper」がベストだし、ブックマークは普通にウェブブラウザーのお気に入り機能を利用している。iPhoneとの連携が念頭にあるためだ。

　また、「挿入」メニューから「画面の領域」をクリックし、デスクトップ画面の任意の領域をキャプチャーして取り込むことも可能だ。ウェブサイトのFlash部分を記録しておきたいときなどに利用しよう。