ワークフローとコラボレーション
以上でSharePointのコンテンツ管理の基本機能であるリストとライブラリを取り上げたが、この2つはいわば静的な「箱」であり、「人がコンテンツをそこに置くとそのまま保管してくれる」といった比較的シンプルな使い方が主体だ。
一方、SharePointはより動的に利用することもできる。そのための機能が、「ワークフロー」と「コラボレーション」、そして「アドオン製品」である。
「ワークフロー」とは、1つのアクションが自動的に次のアクションをキックする、つまりSharePoint上の複数のアクションを連動させるという機能である。たとえば、
- 1年間の保管期限が切れたら
- 自動的に投稿者にリマインドメールを送り
- 10日経ってもアクションがなかったら
- 自動的に削除する
といった具合に、あらかじめ設定した通りにSharePointが作動してくれる仕組みだ。SharePointは、こうした処理の自動化のためのワークフローエンジンを標準で備えており、アプリケーション開発基盤として使うことができる。
一方「コラボレーション」とは、SharePointをグループ作業のインフラとしてメールとファイルサーバーのかわりに使うという用途である。メールが毎日50本、100本と届いて「メール洪水」が深刻になり、日々飛び交う情報の整理と検索に時間を取られているオフィスワーカーには、その解決策となるコラボレーション基盤は非常に有益だ。
ただし、残念ながら、SharePoint2007のワークフロー機能やコラボレーション機能はまだ発展途上で、標準製品そのままでは一般ユーザーには使いにくい。そこでその不足点を補う「アドオン製品」を組み合わせて、ユーザービリティを上げた形で提供するのが一般的だ。
そこで次回からは、アドオンの概念や仕組み、ワークフローとコラボレーションについて詳しく説明していくことにしたい。
筆者紹介:村田聡一郎(むらた そういちろう)
リアルコム株式会社 執行役員コンサルティンググループ担当/BP研究会担当
外資系大手IT企業、米国本社駐在を経て2002年リアルコム入社。ユーザー視点に立った「仕事が楽しく、楽になる情報共有」を推進している。米国ライス大学MBA。
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