今さら聞けないSharePoint超入門 第2回

情報アクセスを最適化する機能を知ろう

SharePointの中核機能「ポータル」とは？

SharePointの用途としてもっとも多いのが、ポータルである。実際、SharePoint 2003 までは、正式名称は SharePoint Portal Serverという名前だった。BP研究会会員企業の状況を見ても、全体の9割前後の企業はSharePointでポータルを構築している。

　さて、SharePointに限らないが、ポータルとは、つまりポータルに求められる要件とは何であろう？それはひと言でいうと、社員が見たい（あるいは社員に見せたい）情報に、はやく確実にアクセスできるようにすること、つまり「情報アクセスを最適化すること」である。

　では「情報アクセスの最適化」を実現するには、どのような機能があればよいのだろう？一般的には、下記の4つの機能が求められている。

ナビゲーション

・サイト間ナビゲーション：初めてアクセスしてきた人（たとえば新入社員）でも、目的のサイトへ無理なく移動できる、迷子にならない

・サイト内ナビゲーション：サイト内で目的のコンテンツへ無理なく到達できる

重要情報のプッシュ

・ユーザー（社員）が見たい、あるいは見せたい情報が自然に目に触れるよう、トップに表示する

・新着情報については、人手をかけずとも自動的に更新される

検索

・既知の（存在しているとわかっている）情報に、ナビゲーションをたどるよりも早く到達できる

・未知の（あるかどうかわからないが）キーワードから関連するコンテンツを効果的に引き出すことができる

データストア

・ポータルが表示するコンテンツを実際にストア（保管）しておく

・ニーズに応じてビューを変えたり、持たせるプロパティを追加したりといったことが設定できる

　SharePointはもちろん、そうした「あるべきポータル」を簡単かつすばやく構築するのに便利な機能を備えている。以下、ごく概要ではあるが解説していこう。ただし、情報アクセス最適化の4番目にあるデータストアについては次回で詳述する。

SharePointのポータルサイトのイメージ

サイトはSharePointの基本

　外形的にいうと、SharePointはツリー状につらなった「サイト」で構成されている。サイトとはざっくり言うとWebの1ページのことだ。

　SharePointの特徴は、URLが物理的な構成ときれいに一致していること。つまりURLを見れば今自分がどのサイトの下にいるのか、というツリー構造が一目瞭然である。

SharePointサイトのツリー構造

　SharePointは、ツリー構造を複数持てる。これを「サイトコレクション」と呼ぶ。コレクションとは「集合体」の意味だ。

　ちなみに、サイトコレクションつまりツリーをいくつ持つことにするかは、かなり重要な意味を持つ。というのは、ツリー内でのサイトどうしの連携は比較的強いが、ツリーがわかれると連携は相対的に弱くなってしまい、連携できない項目がほとんどだからだ。

サイトコレクション（同一ツリー）をまたがると、コンテンツクリエWebパーツが使えない

（次ページ、「グローバルナビゲーション（トップリンクバーとパンくずリスト） 」に続く）