コスト削減100本ノック 第12回

Google Appsで実現する快適コラボ環境

【12本目】メールサーバの運用コストを大幅ダウン

会議室の予約にも対応したGoogle Calendar

　スケジュール管理や共有にはGoogle Calendarを利用する。こちらも基本的には個人向けのサービスと大きな違いはないが、Premier Editionでは会議室や備品を「リソース」として登録しておくことが可能で、これにより会議室予約などを可能にしている。

　また、管理画面にアクセスすると「共有オプション」という項目がある。これは社内と社外のそれぞれで、スケジュール共有のレベルを設定するためのもの。特に社外とのスケジュール共有は情報漏えいにもつながりかねないため、よほどの理由がない限りデフォルトの共有禁止にしておくべきだろう。なお社内ではデフォルトですべての情報を共有するように設定されている。

Google Calendarの管理者側の設定画面。共有オプションの設定で、たとえば社外のユーザーに対して空き状況のみ通知可能などの設定を行える

会議室、あるいはプロジェクターなどの備品の利用予約を実現するリソースの設定画面

　ユーザー側の画面は、Gmailと同様Google Calendarでも大きな違いはない。ただ予定を登録する際、施設や社内の別のメンバーの空き時間を検索するためのインターフェイスが追加されている。これを利用すれば、たとえば会議室が空いている時間にミーティングを設定するなどといったことが可能というわけだ。

Google Appsにおいて、スケジュール管理や共有を実現するGoogle Calendar。目的の時間をクリックするだけで予定が登録できるなど、使い勝手の良さが大きな特徴となっている

スケジュール登録時に、事前にリソースとして登録しておいた会議室や備品の予約が可能。別のユーザーの空き時間を検索することもできる

　このほかにもWebブラウザ上でワープロや表計算ソフトが利用できるGoogle Docs、手軽なコミュニケーション手段として利用できるGoogle TalksなどさまざまなアプリケーションがSaaSとして提供されている。

　これらをすべてオンプレミスで運用しようとすれば、単にライセンスやサポートコストが発生し、さらに管理者にも大きな負担を強いることになる。しかしGoogle Appsであれば年間わずかなコストですべてが利用できる上、保守や管理も大幅に削減できる。特に専属の管理者がいない企業にとっては、こうしたメリットは極めて大きいはずだ。

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