コスト削減100本ノック 第9回

定額制通話の登場でますます利用価値が高まった

【9本目】iPhone＋グループウェアで業務効率もアップ

グループウェアは、業務の効率化やコスト削減に有効なツールだ。今まで外部でグループウェアを使うためにはリモートアクセスやモバイルPCが必要だったが、昨今はSaaS＋iPhoneの活用という手がある。

外部からのグループウェア利用で業務効率アップ

　グループウェアはネットワーク経由でスケジュールやアドレス帳、文書などを共有したり、メールや回覧板、電子会議室でコミュニケーションを促進する役割を持つ。これによってさまざまな面で業務の効率化を図れる。

　たとえば、スケジュールやアドレス帳を各人が管理していた場合、会議やアポイントの管理はきわめて困難であろう。また、今まで紙をベースに行なっていた業務をデジタル化することで、紙の無駄を減らしたり、リアルタイムに情報を得ることができるため、業務を一気に効率化することが可能だ。PCとネットワークがあるのであれば、導入しない手はないだろう。

情報共有を促進させるグループウェアを導入するメリット

　とはいえ、社内で利用している限りは、グループウェアのメリットも実は半分に限定されるといってよい。ワンフロアで収まっているオフィスであれば、スケジュール調整や連絡先の確認は、当事者が直接話した方がよい場合だってある。そのため、グループウェアが本当に効果を発揮するのは、地理的に離れた社外で利用する場合だ。

　たとえば、営業マンであれば外出先でアポイントの依頼があって、社内のユーザーと調整したいとか、出張した上司に稟議書の決済をおねがいしたいとか、外部から社内にかかってきた電話をすぐに伝言してもらいたい、といったニーズはあるだろう。グループウェアを外出先から利用すれば、こうした問題は一気に解決し、業務の効率化は一層向上。無駄な電話代や残業代、紙代、交通費がなくなり、コスト削減につながるというわけである。もちろん、使っているユーザーとしても、報告・連絡・相談をグループウェア上で行なえるほか、出先からの直帰等も可能になる。みんながハッピーになれる選択肢だ。

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