どれを選ぶ？クラウド／SaaS 第3回

無償で触れる！MSのクラウドサービス「BPOS」（後編）

バージョン管理を備えた
ドキュメント管理システムも簡単に作成可能

　では実際に、すでに作成されているチームサイトに対してドキュメント共有ページを作成し、実際に「PowerPointで作成したドキュメントを共有する」というシナリオで、実際の操作を見ていこう。

　まず最初に、「フルコントロール」もしくは「デザイン」権限を持つユーザーでチームサイトにアクセスすると、画面右上に「サイトの操作」というメニューが表示される。このメニューから「作成」を選択すると、新たな項目を追加するためのリストが表示されるので、「ドキュメントライブラリ」をクリックする。ドキュメントライブラリとは、端的に言えば文書リストのことだ。

チームサイトにアクセスした画面。お知らせの投稿やスケジュールの告知などのほか、Exchange Onlineで受信したメールや管理しているスケジュールを表示できる

　ドキュメントライブラリの新規作成画面では、そのライブラリの名前や説明文などを入力していく。また「ドキュメントのテンプレート」欄で、WordとExcel、PowerPointの中から作成するドキュメントの種類を選択する。これで「作成」を押すと、ドキュメントライブラリが完成する。

新たに作成するドキュメントライブラリの名前や説明などを入力していく。またドキュメントライブラリでは、ファイルを更新した際に以前の内容を保存しておく「バージョン管理」の機能も用意されている。間違って編集した内容を元に戻したい場面で便利だ

　画面には作成したドキュメントライブラリが表示されるので、「新規」メニューから「新しいドキュメント」を選択してみよう。

　これでドキュメントのテンプレートとして選択したアプリケーションが立ち上がり、新規ファイルが表示されているはずだ。そのままドキュメントを編集し、ファイルを保存するとSharePointのドキュメントライブラリに保存するダイアログが表示される。ファイル名を付けて「保存」ボタンを押すと、自動的にサーバー上の領域にファイルが保存されるというわけだ。

ドキュメントライブラリの一覧画面。一覧形式のほか、エクスプローラ形式での表示も可能になっている

ドキュメントライブラリから新規作成したファイルを編集し、保存しようとしているところ。ドキュメントライブラリ作成時に設定した名前が表示されており、保存を押すと直接サーバーにアップロードされる。

　ドキュメントライブラリは、直接ファイルを作成することに加え、ローカルPC上で作成したファイルのアップロードも可能だ。こうしてSharePoint Online上でファイルを管理すれば、個々のローカルPCに散らばっていたファイルを集約しておけるほか、バージョン管理機能によって、誤ってファイルを編集しても復旧できるといったメリットがある。

　ポータルサイトの構築やファイル共有、ブログ／Wikiによる情報共有のほかにも、案件の管理や掲示板（ニュースグループ）の作成、ワークフローの設定など、SharePoint Onlineでは数々の機能が提供されている。また、何よりも簡単に情報共有のための社内向けWebサイトを構築できる利便性は大きい。あまりにも機能が多すぎて捉えどころがない印象があるが、まずは体験版でどんなことができるのかを、ぜひ試してほしい。

　今回はBPOSの中でも特にExchange OnlineとSharePoint Onlineについて見てきたが、実際に使っていて感じるのは、デスクトップアプリケーションとの組み合わせによる使い勝手の良さだ。Exchange OnlineにおけるOutlook 2007や、SharePoint Onlineの各オフィス製品とのシームレスな連携は、マイクロソフトならでは。同社の言う「ソフトウェア＋サービス」のメリットが実感できる。

BPOSは、導入すべき？

　さて、最終的にBPOSを導入するべきか否かだが、これはユーザーの現状やスタンスによって大きく変わる。

　純粋なメールやグループウェア、あるいは情報共有プラットフォームを提供するSaaS形態のサービスのひとつとして考えると、すでに数多くのライバルが存在している。これらと価格や提供されるディスク容量といったスペックで比較した場合、BPOSが有利であるとは言い難い。ただ、S＋S（ソフトウェア＋サービス）といった利点は見逃せない。

　一方、最初に述べたように、ExchangeやSharePointを使いたくても、導入コストや管理の難しさからWindows Serverを導入できなかった企業にとっては、BPOSは魅力的なサービスであるのは間違いない。またすでに導入しているExchange Serverの運用をアウトソーシングしたいと考えている企業にとっても、有力な選択肢となり得るだろう。

■関連サイト

• マイクロソフト Microsoft Online Services
• 米マイクロソフト S＋Sのページ