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会社語リストを「つくる」+「単語登録」でパワーアップっ!!

2007年02月09日 09時00分更新

とこ みゆき/サポタント株式会社

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 こんにちは。
 そろそろ春に入ってくる新人スタッフを迎えたり人事異動で新しい方が同じ職場にやってくるシーズンがきますね。今回は、はじめて業務に関わる人でも、無理なく会社の運営ルールに簡単になじんでもらう方法をご紹介します。

新人さんが業務に慣れるまで、あなたは・・・?

 業務に慣れてない新人さんは、メール文やちょっとした文章を書くために、とてつもなく時間がかかってしまったり、ミスタイプ(これが結構多いです)を連発したり、とあまり業務効率がよくないものです。
 必然的にあなたが時間を費やし、確認の業務をすることになります。時によっては、全文リライトすることも少なくないでしょう。
 確かに、「新人が入ったら仕方ないよね」「育ってくれたらいいもんね」と受入れる人数が少ないうちは、このような状態でも、たえることが出来るでしょう。

 でも新人さんが沢山やってくるようになってきたら?

 あなたの昼間の時間は、同じようなミスを見つけるだけに費やされてしまうことにもなりかねません・・・。そうした状況が予測できるのであれば、少しずつ対策をとっておきましょう。

今日はその中の1つをご紹介します!

会社語リストをつくろう!

 会社には、よく使う用語や、言いまわしがあります。丁寧なお客様対応をする会社ほど、会社でよく使う単語の徹底をしています。

 あなたの会社でも決まっている表現が多くあるのでは?

 こうした場合、スタッフが増えてくれば、やることは一つ。新人スタッフさんでも早く、ミスが少なくメールが書けるように会社でよく利用する表現や単語をリストアップした「会社語リスト」をつくればいいのです♪テキストファイルで作って印刷しておけば「あ、こんな単語や言いまわしで書けばいいんだな」と新人さんでも簡単にわかります。

 「でも、つくるのが大変そう」というみなさま。ご心配なく。頻度高くつかう単語は、1週間位業務をやる中で「あ、これ単語登録しておこう」とテキストファイルにコピペをしておくだけです。この程度で案外大半をピックアップできるものなのです。

会社語リストを作ればPCに登録♪

「会社語リスト」の作り方にひと工夫すれば、後の業務でもっと便利になります。

 ひと工夫した「会社語リスト」の作り方
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 テキストファイルを開けて1行の中に
参照する語 [tab] 読み出す登録スミの会社語 [tab] 名詞
 と入力しtab形式で保存します。(図/list)

---------------------------------------------

 ここまでつくっておけばあとは、同じ業務をするスタッフのPCに単語登録していくだけです!

PCへの単語登録の仕方 -----------------------------
●単語登録するPC上で、言語バー(*図/dictionary)から「辞書ツール」を選択

●「ツール」から「テキストファイルからの登録」を選び、「会社語リスト」のファイルを選択する(*図/menu)
 *メディアを利用すればいいですね。

●上記を繰り返し、複数のPCに登録したら完成
----------------------------------------------------
注1)PCのスペックによっても異なる場合がありますので、
  まず2-3のサンプルリストつくって登録できるか、確認してみてください。
注2)PCによってメニュー表示が若干異なる場合があります。

 こうして単語登録しておけば、おきまりの表現では新人さんのミスタイプの数も減りますね♪

今日からはじめられる「To do」

 それでは、今日からはじめられる3つのルールです。

(1)1週間程度かけて、「会社語リスト」をつくる

(2)必要なリストかどうか、登録前に確認。
 *あまり多すぎると変換時に見づらくなります。

(3)完成版のリストを各PCに登録する。

今回も最後までお読みいただきどうも有難うございました。
次回もどうぞよろしくお願いいたします。 

著者プロフィール

名前 とこ みゆき happy[アットマーク]supotant.com
※著者に直接問い合わせをする際は、お名前、会社名、サイトURLなどを明記してください。
会社 サポタント株式会社
サイト http://www.supotant.com/

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