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「個人情報保護」の習慣化

2006年12月08日 09時00分更新

とこ みゆき/サポタント株式会社

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 こんにちは。サポタントのトコです。
2005年4月に施行された個人情報保護法。

 「個人情報保護」に対する社内ルールを研修することもとても大切ですが、新人もベテラン社員も研修した内容を同じようにできるように「実践しやすく」習慣化させておきたいものです。

今回は、習慣化しやすくなるポイントをご紹介します♪

大事なんだから「うやうやしく」扱う

 個人情報はとても重要なものです。

 大切なものは大切に扱うようにしておく万一、研修を受けていない人が今日から業務をすることになっても、周りを見れば同じように大切だとわかるようにしておく。

これが大切です。

 ある会社では個人情報が入った伝票はジュラルミンケースに入れて管理されています。通常、お金を管理するジュラルミンケースに入れていれば、ひと目でとても大切なものという意識づけができますね。

 また個人情報が記載された書類は、通常の書類と違った紙質の用紙に印刷するという会社もあります。第9回で色の活用についてご紹介したように会社として「重要な色」を決めて、視覚的にわかりやすくしておくことも有効です。

 このように研修内容を全部思い出せなくても、視覚的に「重要」と意識づけできる環境をつくっておけば、自然に個人情報が守られる仕組みが出来上がります。

個人情報の廃棄は【即+徹底的に】できていますか?

 あなたの会社のシュレッダー、机の周りを今、見てみましょう。

 「廃棄予定の書類」がうず高く積まれていることはないでしょうか?しかも明らかに数日前からそこありませんか?

 せっかく個人情報ファイルを退社時にカギのかかるキャビネットに保管していても、廃棄予定の書類が机の上などにあれば、管理できていないのと同じです。

 もちろん自分を含めて社員の意識がまだ低いことも否めませんが、案外シュレッダーにも原因が大きくあることもあります。

簡単なことですが

シュレッダーの処理能力 < 廃棄するべき書類の量ということなのです。

 廃棄すべき個人情報の書類が出れば、都度シュレッダーにかけ廃棄することが理想ですが、シュレッダーの処理能力が低いと2-3枚を一度に廃棄することが精一杯の時があります。こうしたシュレッダーを連続使用していると、エラーランプが点灯し「ランプが消えるまで使用不可」という状況になってしまうのです……。

 待ちきれないですよ、ね。それで安易に「後でやろう。」となるわけです。

 こうした状況は案外、経営者や幹部が気づいていないこともあります。

 「どうしてマメに廃棄できないのか!!」と何度注意しても、状況がなかなか改善されない場合、ひょっとするとシュレッダーの能力が低いことも影響しているかもしれません。一度チェックしてみましょう。

データにはパスワードをかけるクセをつけておくこと

 お客様のご注文データや顧客情報データをエクセルで管理している会社も多いと思います。

 今、管理されているエクセルデータ。あってはならないことですが、ファイルが送るべきでない人に届き、情報が大量にもれてしまったらどうでしょう?

……想像しただけで、気絶しそうです。

 こうしたことが起こらないようにデジタルデータについては、
漏洩しない管理体制を作りあげつつ、万一、事故的に流通してしまってもすぐにはファイルが開けないようにするということをセットにしておきたいところです。

 エクセルなどソフトは簡単にパスワードがかけられるものがあります。慣れれば、10秒程度の手間です。データを保管する場合はパスワードがかけられるソフトを利用しこの10秒を惜しまず、社員で徹底するようにしましょう。

【参考:エクセルのPWのかけ方】

(1)名前をつけて保存

(2)ツール→全般オプション

(3)パスワードをかける
 (社内でパスワードのルールを決めておく)

今日からはじめられる「To do」

はい、それでは今日のおさらいです。

個人情報保護を習慣化させるために

(1)個人情報書類を視覚的に「大事に」見えるようにする。

(2)廃棄予定の書類がたまっていれば、社員への徹底の後、シュレッダーの能力を確認する。

(3)個人情報が記載されたファイルにはパスワードを必ずかける。

以上です。

今日も最後までお読みいただきどうも有難うございました。
次回もどうぞよろしくお願いいたします。 

著者プロフィール

名前 とこ みゆき happy[アットマーク]supotant.com
※著者に直接問い合わせをする際は、お名前、会社名、サイトURLなどを明記してください。
会社 サポタント株式会社
サイト http://www.supotant.com/

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