インターネットショップは、オーダーがWeb経由で入る通販事業。
つまり、他のTVやカタログ通販と同じく、納品書や請求書、ピッキングリストなどの「紙」を大量に使う業態です。しかも大切な個人情報が記載されているものが多いため、きちんとファイリングし、管理しなくてはいけません。
一度、みなさんの会社の棚を見てみましょう（ドキドキ）。
「 ……。」と絶句なさった皆様。今日は色を使った簡単ファイリング法を紹介します。
遠くの棚を見たときに、文字・色どちらが探しやすい？
みなさんが新人スタッフさんに以下のように指示したとします。
（1）背表紙に○○と書いたファイルを持ってきて。
（2）赤いファイルの中で背表紙に○○と書いたものを持ってきて。
どちらがはやく、間違えなく持ってくる可能性が高いと思いますか？
（2）ですよね。
では、
（1）このファイルを○○ファイルのそばにしまって。
（2）このファイルを赤い○○ファイルのそばにしまって。
と指示したらいかがでしょうか。
（2）ですよね。
スタッフの立場からすれば、（2）が簡単なので、きちんとファイルが整理される可能性が高まります。文字は読まないといけませんが、色は一瞬で認識できます。もし、背表紙の文字をきちんとタイプする時間がないという状態なら、まずファイルの種類によって、色を変えるようにしましょう。
会社で使う色についてルールを決めよう、ただしごく簡単に。
色については、ファイルだけでなく会社全体として使う色を決めておくと、さらに便利です。
例えば、「青＝受注に関係するもの」、と決めると、書類をとじるファイル以外にも、
・受注について指示をいただきたいことを書くポストイットは青
・押印いただくために入れるクリアフォルダも青
というように統一していれば、上司も青色を見れば、一瞬で「受注関係」というように判別できます。
あまり沢山の色を使いすぎると、覚えきれないので、3-4種類をよく使う業務や緊急度などで決定して、その他の色を1色決めることからはじめましょう。
最近は、カラフルな文具がリーズナブルな価格で手に入るようになりました。ただ単に、楽しい、だけでなく、カラフルな文具を目的別に使ってみましょう。
カギ付きのキャビネットに保管すべき個人情報が記載されている書類は「緑」関係で統一とすると、会社を出るとき、緑がキャビネットの外に出ていないか、ざっと見回すだけでチェックが完了します。
ちなみにサポタントでは赤は「緊急」と決めて、赤いポストイットには緊急事項を書くようにしています。赤を使えば、わざわざ「緊急」と書かなくてもいいので、大変便利です。
色は固めて、置く・貼る・重ねる。
色が決まれば、固めて保管することを意識すれば、さらに効果的です！
- 同じ色のファイルは同じ色のそばに置く
- ポストイットは同じ色のそばに貼る
- クリアファイルは同じ色のそばに重ねる
こうすることで、関連ある書類が考えることなく近くに保管されますので押印する、探す、調べる、指示するなど、どの動作においても、アクションをとりやすくなります。
色を固めておく、ということは簡単なので書類の意味がまだよくわからない新人スタッフでも対応できますね。
今日からはじめられる「To do」
それではおさらいです。今日からはじめられる3つのルール。
（1）会社として業務やフローに対応する色をきめましょう。
（2）色を決めたら、業務に関して対応する色の文具を複数の種類（ファイル、ポストイットなど）購入し、活用しましょう。
（3）同じ色は固めて保管するルールを徹底しましょう。
今のファイルを全部変更することが難しければ、1種類だけでも決めて実践してみましょう。思わぬ便利さに驚きますよ！
今日も最後までお読みいただきどうも有難うございました。
次回もどうぞよろしくお願いいたします。
著者プロフィール
| 名前 | とこ みゆき | happy［アットマーク］supotant.com |
|---|---|---|
| ※著者に直接問い合わせをする際は、お名前、会社名、サイトURLなどを明記してください。 | ||
| 会社 | サポタント株式会社 | |
| サイト | http://www.supotant.com/ | |
