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Excel達人の新定番テク60 知らないあなたは損してる! 第5回

Excelのセキュリティー技6 情報の流出を防げ!

2008年11月21日 08時00分更新

文● 構成● 尾崎 裕子、アスキードットPC編集部

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技-58
パスワードを知っている人しか入力・編集ができないようにする

 ひとつのファイルで複数のユーザーが作業することがあります。

 例えば評価表などで、細かいデータは担当者が入力し、評価は上司が入力するといった場合です。

 Excel 2002以降ならここで紹介した方法によって、範囲ごとに別々のパスワードを設定できるので、担当者しか入力できない欄、上司しか入力できない欄という具合に、細かく区別できます。

セルにパスワードを設定する手順

パスワードをかけたいセルを選択する。メニューバーから[ツール]→[保護]→[範囲の編集を許可]を選ぶ

セルにパスワードを設定する手順2

「範囲の編集の許可」画面が表示されたら、[新規]ボタンをクリック

セルにパスワードを設定する手順3

「タイトル」を入力する。「セル参照」の欄に左画面で設定したセル範囲が表示されていることを確認。範囲パスワードの欄にパスワードを入力する。[OK]を押すと、再度パスワードの入力を求められるので再入力

セルにパスワードを設定する手順4

「範囲の編集の許可」画面に戻る。これで指定した範囲のパスワード設定が完了だ。ワークシートで同様に範囲選択して、上の手順を繰り返せば、別の範囲にパスワードを設定できる。すべての範囲への設定が終わったら[シートの保護]ボタンをクリックすれば完了


技-59
バックアップファイルを作成する

 ファイルを上書き保存すると、前回保存した内容は失われてしまいます。

 うっかり上書き保存をしてしまったあとで、「やっぱり前のファイルを残しておけばよかった」というときのために、バックアップファイルを残しておきましょう。

 Excelには、上書き保存をする前の状態を自動的に保存する機能があります。

 自動保存されるファイルは、ファイル名のあとに「のバックアップ」と付いた名前で保存されます。

自動バックアップの設定手順1

バックアップしたいファイルを開き、メニューバーから[ファイル]→[名前を付けて保存]を選ぶ。[ツール]の[▼]→[全般オプション]を選択する

自動バックアップの設定手順2

[バックアップ ファイルを作成する]にチェックをつけて、[OK]をクリック。「名前を付けて保存」画面に戻り[保存]ボタンを押す。「既に存在します。既存のファイルを置き換えますか」という画面が出るので[OK]をクリック

自動バックアップの設定手順3

バックアップファイルはダブルクリックで開ける。元のファイルが上書き保存されるたびに自動で書き換えられ、常に1回前に保存したときの状態が残される


技-60
万が一に備えて自動バックアップをとる

 突然ファイルが壊れるなどの事態に備えて、回復用のファイルを自動保存しておきましょう。

 メニューバーから[ツール]→[オプション]を選び、[自動保存]タブの[次の間隔で回復用データの自動保存を行う]にチェックを付けて、保存の間隔を指定します。


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本記事は「アスキードットPC 2006年3月号」の特集記事を元に、編集・再構成したものです。



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