オフィスでGoogleアプリ活用 第5回

情報共有の加速はGoogle製ツールで

情報共有プラットフォームのGoogleグループ

Googleグループでは参加者間で掲示板機能やファイル共有などの機能が利用できる

　編集部では、各種情報の共有にGoogleグループを活用している。Googleグループは、ファイルのアップローダ付き電子掲示板システムだ。掲示板は「ディスカッション」、アップローダは「ファイル」と名付けられている。

　これに加えてグループ専用のWebページを作成し、共有する「ページ」という機能を備えている。GUI形式の作成ツールが提供されているので、HTMLを記述する必要はない。ページの編集は参加者全員が行なえるようにも、一部のユーザーに限ることもできる。またバージョン管理は自動で行なわれるため、編集ミスでデータを失う心配はない。

　テキスト情報や画像の共有ならばメールだけで行なうこともできるが、Webページを複数のユーザーで共有することで、メンバーの雑多な意見や情報を一覧できる点が有用だ。編集部では、共通で利用する図版データの要素リストの閲覧のページを利用しており、デザイナーが新しい要素を追加すれば、その情報はただちに共有される。

　Googleグループはこのように部内で使う以外に、もっと広い範囲でメンバーを集めて利用することもできる。同様の機能を持ったサービスとして、インターネットの初期から使われていたネットニュースがあるが、Googleグループはネットニュースの読み書きもできる。

　グーグルが提供するアプリケーションは、ユーザーの情報共有をサポートするものであり、一部の機能は互いに重複している。どれを選ぶか迷ったら、両方使ってみて使いやすいものを選べばよいだろう。

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Googleマップはその使い方により、情報がインターネットに公開される問題が指摘されています。Googleからの注意は同社のブログを参照ください。