「せっかく新しいキャンペーンの企画書を出しても、本部の許可が下りるまで時間がかかり過ぎなんだよなぁ」
営業担当者が新しい企画を思いついても、企画担当者や営業管理職、営業部長と上司の承認を取るだけで、一苦労。承認にモタモタしている間に商機を逃して悔しい思いをしたことがある営業マンも、おられるのではないでしょうか？
実はこんな業務の決裁に関するワークフローを短縮してくれるソフトがあります。それが、キヤノンソフトウェアの販売する、ワークフローシステム構築ソフト「Web Plant」です。同ソフトは、決裁に要する時間の短縮や業務の可視化、申請書類の紛失・改ざん防止機能などの業務プロセスを効率化する機能を搭載しています。
実際、ある消費者向け化学製品メーカーでは、Web Plantで企画書の承認プロセスの効率化を図り、ビジネスの生産性を向上させています。同社ではせっかく営業マンが新しい販促キャンペーンの企画をつくっても、営業担当者から企画部門、営業管理職、地域管理職と数多くの上長の承認が必要で時間がかかっていました。また、商品ベースのキャンペーンなのか、店舗ベースのキャンペーンなのかによって決裁先が異なるといった煩雑な経理体制だったのです。しかし、Web Plant導入によって承認プロセスを自動化した結果、申請を行ない決裁された企画書の処理日数は導入前に比べ、平均で4日短縮したのです。また、決裁が下りるまでスピードが上がったことで企画書処理件数は以前の150％増となりました。
Web Plantはワークフローの過程で発生する情報の参照やその書き出し、承認プロセスの自動制御を行ないます。例えば、営業マンが見積書をつくるときに、担当者が販売先名や販売品目をシステム上で入力するだけで、購買部門が管理する原価データを反映し、上長への申請まで行なってくれます。また、案件承認の期限を設定すれば、承認業務が滞っている担当者に対して督促メールを送るといった機能もあります。
キヤノンソフトウェアは4月25日にデータ連携機能を強化した「Web Plant V1.1.0」を販売したばかりです。同製品は管理者向け機能として、申請や決裁ルートの業務手順を視覚化する分かりやすいインターフェイスの「プロセス設計画面」を搭載。キヤノンソフトウェア 商品企画本部 ソリューション商品企画部 ワークフロー商品企画課 中井敏博さんは「業務手順を視覚的に分かりやすいアイコンで表現しているため、決裁先が変化する場合や、複数部門に並列で申請を送るようなビジネスプロセスも容易に構築できます」とその特徴を強調しています。
「Web Plant V1.1.0」のプロセス設計画面
同社は2009年までにWeb Plantの受注目標80社、10億円の売上げを見込んでいます。
