メールでビジネスの生産性を高める
LabIT 代表 秋間建人氏
マイクロソフト デベロッパー＆プラットフォーム統括本部 ユーザーエバンジェリズム推進部 ユーザーエバンジェリスト 金尾卓文氏
シックス・アパート 代表取締役 関 信浩氏
グーグル シニアプロダクトマネージャー 及川卓也氏
時事通信社 編集委員 湯川鶴章氏
第2部ではLabIT代表の秋間建人氏をモデレーターに迎え、パネリスト達がビジネスメールの活用について議論を行なった。パネリストにはマイクロソフト デベロッパー＆プラットフォーム統括本部 ユーザーエバンジェリズム推進部 ユーザーエバンジェリスト 金尾卓文氏、シックス・アパート 代表取締役 関 信浩氏、グーグル シニアプロダクトマネージャー 及川卓也氏、時事通信社 編集委員の湯川鶴章氏の4名。
仕事でメールを使う場合は情報の伝達や共有が目的になることが多いが、そういったビジネスシーンで使えるテクニックをパネリスト達は紹介した。
マイクロソフトの金尾氏は「読み手のことを想像できるかどうかがメールをうまく使いこなすカギ」と語る。ただし、メールを送っても相手が確認していない場合もあるため、「メールを送ったからそれで終わりというわけではない。過信は禁物」と述べる。特に大量のメールをやり取りするようになると行き違いが起こりやすくなる。そのようなメールが読まれない事態を避けるため、シックス・アパートの関氏は「社内の人間であれば、必ず24時間以内に仮のレスをするというルールを設定すること」というテクニックを挙げる。メールを受信した時に「受け取りました。○時までにご返事します」といったファーストレスポンスを必ず行なうことで、埋没するメールを避け、コミュニケーションのすれ違いを無くすことができる。そのためにモバイル端末の有効活用をグーグルの及川氏は推奨する。「社内メールを携帯電話に転送し、『OK』だけでもいいから返信すれば仕事がスムーズに運ぶ」と述べる。
また、会場からの質問で「相手との間合いをどのように図ったらいいか分からない」という意見が聞かれた。実際、メールの文面の硬軟をどのように使い分ければ良いか悩んだ経験を持つビジネスマンは多いのではないだろうか。それに対して、及川氏は「ミラーリング」と呼ばれるテクニックを有効な対処法として挙げる。これは相手が柔らかいトーンでメールを書いてきたら、それより少しだけフォーマルな形式で文章を書き返信する、といった相手の文章にあわせるテクニック。相手がプライベートな内容を少し書いてきたら、こちらも少しプライベートを見せることによって親近感を抱かせることができる。
最後に、時事通信の湯川氏は「メールだけだとどんな人か分かりにくいが、ブログなどで情報発信を行なっていると信用できる」と述べる。個人的な内容のブログでもURLを自分の署名に入れておくことで、自分の人となりを知ってもらいやすくなる。「ブログが興味深ければ、忙しい最中でもこの人に会ってみたいと思わせる有効なテクニックになる」と湯川氏は情報発信の重要性について強調した。
日々の業務で大量のメールを処理することに追われているビジネスマンは多い。新人を指導する機会が増えるこの時期に、自分の仕事や人間関係を豊かにしてくれるようなメールの活用法を実践できているかどうかを、一度見直してみてはいかがだろうか。
