安藤幸央のライフハック 第8回

第8回 プレゼンテーションのコツ～伝える技術～

　効果的なプレゼンテーションの方法を示した書籍や情報は数多くあります。しかし、プレゼンテーションといっても職業によってそのノウハウに違いはあるでしょう。今回は、著者が実践しているエンジニア的なプレゼンテーションのコツをお伝えしてたいと思います。

事前の準備 “仕様”を明確にしておくこと

　プレゼンテーションを行なう場合、その成否はやはり事前の準備にかかっていると言っても過言ではありません。例えばまずプレゼンテーションを行なう会場についてです。会議室であるのかそうでないのか、場所についても詳しく事前に知っておくべきです。会場の情報やそれに関連する設備の情報を知っておくことは、プレゼンの成功の確率、あるいは発表の際の緊張の度合いに大きく影響するでしょう。

　例えばチェックするポイントとして下記を参考にしてみて下さい。

■どれくらいの広さ、どれくらいの天井の高さの会場か
■出席者の人数は何人か
■会場は、セミナースタイルなのか、会議スタイルなのか？
■プレゼンテーション機材はもともとあるのか（プロジェクタ、テレビ、音声機器、マイクなど）
■PC環境は何か
海外での発表の場合、英語OS環境のみの場合もありうる、特殊なフォントを使っているものなどに注意が必要です

　上記のような「仕様」的な事柄は主催者側に、去年はどうだったのか、今年はどういう人が来そうなのか、出来る範囲で情報を得るようにしましょう。自身が以前に使ったことのある知っている会場の場合は心配いりません。初めての会場の場合は、事前に会場写真を送ってもらうなど、できるだけ知っておくようすることが大切となります。特に天井の高さは重要です。天井が低く、奥行きが広い会場であれば、プロジェクタで表示した画面の下方が後ろの席から見づらいことでしょう。会場の状況の応じて、画面の下 20～30%を使わない、フォントを大きくするなどの工夫が功を奏する場合があります。

資料作成～プレゼンテーション用資料はどう作るべきか～

　プレゼンテーション資料の作成のコツとしては、“資料性の高さ”が重要な要素の1つです。後日参加者が資料を読み、その時の話しが蘇るような資料が望ましいでしょう。聴衆の専門知識、業種、前提知識はどういったものなのかも事前にリサーチできればベストです。プレゼンテーション資料は、発表のために作るものですが、参照URL、参考図書、情報としての広がりを持つように作っておくと自身の記録としても大変有用です。

　一般公開可能な資料に関しては、Web上で公開・共有してしまうのも良案です。自分の資料だけではなく、googleでfiletype:pdf、pptなどと指定してキーワード検索すると、プレゼンテーション資料のみを検索対照として探すことができます。

事前の準備を完結されるのは、完璧なテストとバックアップ

　プレゼンテーションの“高品質”を保つためには、事前のテスト（リハーサル）はとても重要です。90%の品質には比較的すぐに確保できるかもしれませんが、99.9% といった完璧に近づけるための努力を怠ってはいけません。下記参考にして見て下さい。

■スライドの一枚一枚を思い出し、頭の中で事前に何回もリハーサルする

　このリハーサルは、現地（現場）でなくとも一人で頭の中でするだけでも効果を発揮するものです。すべてのスライドを頭の中で思い出してみて下さい。ある一枚が思い出せないようであれば、その内容が重要でないか、説明する場所が適切でないと思われます。また、頻繁にある種のプレゼンテーションを繰り返す場合は、テスト用、準備用のチェックリストを作っておくと安心でしょう。

　また、このテストに加え、事前の準備として最後に忘れてならないものがバックアップです。バックアップというと一般的に言えばファイルの予備のコピーを事を示します。しかし、完璧なプレゼンテーションを求めるのであれば、各種の“バックアッププラン”も重要です。

■プレゼンテーション用のファイルを別のコピーで持っていく
■Webサイトにアップロードしておく
■印刷物で用意しておく
■バッテリーの充電を確認しておく（スクリーンセーバを切っておく　スリープ設定を切るなどしておく
■PowerPoint のバージョンなどプレゼンテーション環境を確認する（PowerPoint が無い場合は Adobe Acrobat PDF ファイルでも代用できる）

　これらのトラブルを予測しておくことは当然のことながら必須となります。心配性と呼ばれてもかまいません。不意の事態の回避策を用意しておくことで、何が起こっても大切なプレゼンテーションを乗り切れるでしょう。それに最悪の状況を予想しておけばおくほど、実際に最悪の事態にはならないものです。

　また、ビデオ出力可能なデジカメに一とおりプレゼンテーション画像を入れておくのも安心です。このデジカメがあれば、飛行機で隣に座ったビジネスマンや、飲み屋で偶然であった同業者へプレゼンテーションできるチャンスが巡ってくるかも知れません。

（次ページに続く）