安藤幸央のライフハック 第7回

第7回 スムーズなメールのやりとりのためのコツ、知らなかったメールの活用法

メールに費やされる時間の節約術

　日々業務に追われていると、膨大なメールがついつい蓄積し、その対応に追われる人も多いのではないでしょうか。そこでまず下記のことを心がけてみてはどうでしょうか

1.メールの読み書きに使う時間を予め決めておく

2.メールの数そのものを減らすようにする

3.検索に便利なメールを書くようしておく

1.メールの読み書きに使う時間を決める

　一日の中でメールの読み書きに使う時間を決めることをおすすめします。短時間で集中して読み書きすると効率が上がるものです。細かなメールにいちいち返答していては、時間が取られるだけでなく、集中力が低下します。極端に時間がないときは、題名、サブジェクトだけを流し読みするだけでもよいでしょう。

　またこの時、住所や連絡先、電話番号、地図の URL などといった定番の情報はすぐに入力できるよう用意しておくのもおすすめです。特に有用なのは、IMEの辞書に単語登録しておくとよいでしょう。

2.メールの本数を減らすために

　メールの数そのものを減らすようにし向けることも重要です。例えば「了解しました」「ありがとうございした」だけのメールなどあまり意味のないメールは避けるようにします。失礼に当たると思われる方もいるかもしれませんが、お互いの信頼関係が築けている場合は、そのような心配ありません。メールを読んだか、伝わったかどうか確認したい時には、その旨明記しておくと安心です。

　また、判断を求める時や、選択が必要な際のメールの書き方の工夫としては、例えば「打ち合わせ日程の調整をお願いします…… 」というメールを送ってから、延々と双方のスケジュールを調整するよりは、第1候補○月○日、第2候補△月△日と選択肢を提示する方がスムーズに進めることができるでしょう。質問に答えやすいよう記述するというわけです。

　メールの内容が単純な質問の場合は、YES/NOで答えやすいよう質問を投げかけるのも、スムーズに事を進めるためによい方法です。複数の質問の場合は、番号つきの箇条書きに分けて分かりやすく記述したり、場合によっては、質問ごとに複数のメールにした方が間違いが無い場合もあります。いついつまでにどういう理由で返答が欲しいなど、期限を提示するのもよいですが、催促メール風になると、相手に余計なプレッシャーを与えてしまうでしょう。必要な場合は、なぜその期限になるのか、状況や背景、今後の予定などを説明すると説得力があります。

3.検索に便利なメールを書く

　メールは日々業務を行なっていると膨大に蓄積されていくものです。そこで後日検索したときに探しやすいよう、メールに埋め込むべき文字を予め意識的に記述することが有効です。

　まず日付、曜日、名前、プロジェクト名などはメール本文中に書き込むようにします。そこで日付の記述フォーマットを統一しておくのも便利に検索するためにおすすめです（例：2008年2月xx日、2008/2/xx など、会議の日付やミーティングの日付などを明記しておきます）。また、本文とともにタイトルに日付や、イベント名、プロジェクト名（略名）を入れると、メールを瞬時に把握できるので有効でしょう。なお、メールの場合は「今日」「今晩」「明日」などといった曖昧な記述は避けるべきです。携帯電話メールならまだしも、一般的な電子メールの場合、相手が何時メールを読むか正確には分からないからです。

メールにおける「失念」を防ぐテクニック

　メールの受信をチェックした時には、即座にそのメールに対する対応を取り決めてしまう方がよいものです。下記を参考にメールの振り分けをすれば、スムーズにメール処理ができます。

・「すぐに読む」OR「あとで読む」
・「すぐに返信」OR「あとで返信」
・「保持（メールマガジンなど保存しておく）」

　もちろん重要で急ぎのメールの場合はすぐに返信するものですが、しかし、あとで返信すると判断して、返信すること自体を忘れるという事態は避けなければなりません。返信すべきメールを忘れないよう、とりあえず返信メールを書き始め、下書きフォルダに保存しておくのも有用な手です。

　また、大切な添付ファイルを送る時は、「Cc」や「Bcc」で自分宛にも送っておくという手法も間違いがありません。添付ファイルの添付を忘れるといった状況に自身で気付くことができます。さらには、添付ファイルを送った相手がファイルが読めない、圧縮ファイルが解凍できないといったトラブルの際にも確認することができるでしょう。因みにものすごく多忙で、複数のプロジェクトが同時進行している際には一日の最後や、週の最後に、ざっと自分が送ったメールを見返すのも有用です。何か忘れていることを思い出す場合もあるでしょう。大切な情報メールはプロジェクトメンバーに転送し、情報を共有しておくのも忘れずに。

　なお、メモやアイデアが浮かんだ時にも、自分にメールしておくことが便利です。紙切れの端に書いたアイデアは忘れ去れてしまうかもしれませんが、自分宛のメールは必ず後日読むことになるはずだからです。

（次ページに続く）