中堅メーカー・X社は新製品開発のためにプロジェクトを立ち上げた。プロジェクトメンバーには、設計・製造部門だけでなく、営業や下請け企業、取引先なども含まれ、社内外に跨るプロジェクトとなった。このプロジェクト運用に当たって、X社が選んだOCNグループウェアの魅力とは？ 今回から3回にわたって、導入の経緯や現場のメリット、プロジェクト全体に及ぼす効果を解説していく。
メンバー間の情報共有問題を解決せよ！
X社総務部に所属するA氏。総務部に属し、今回のプロジェクトの運営面を支援するために抜擢された。しかし、プロジェクトのスタートから難題に直面する……。
新製品開発プロジェクトに抜擢され、その側面支援を任された総務部のA氏は、いきなり大きな問題に直面した。第1回目のミーティングを開催しようにも、社内外のメンバーの足並みが揃わず、日程の調整すら困難を極めたのだ。各メンバーから都合のよい時間を聞きだしても、各メンバーの都合がころころと変わり、なかなか時間が確定できない。
なんとか第1回のミーティング開催にこぎつけた、A氏はその場でメンバー間のスケジュールや情報の共有を行なうためのツールの導入を提案した。A氏はプロジェクトメンバー同士のメーリングリストを考えていたが、会議では思わぬ意見が出てその案は覆ることとなった。
メーリングリストの開設には「必要以上に読むメールが増えるのは苦痛」と日ごろから取引先との連絡にメールを活用している営業畑のメンバーから難色を示されたのだ。また、実際に、情報の共有だけならばメーリングリストで事足りるものの、メンバー間の細かな連絡やスケジュールの調整には文字ベースのメールでは、効率的ではないとの指摘もあり、プロジェクトリーダーからは「A君はパソコンに強いのだから、もっといいツールが無いか探してみてくれ」と、宿題として持ち帰ることになってしまったのだ。
会議の結果として、情報共有に必要とされた課題は以下の3つ。
- メンバー間のスケジュールや情報共有がしやすいもの
- 誰もが簡単にアクセスでき、すぐに使いこなせるもの
- プロジェクトは既に始動しているため、すぐに導入できるもの
この3つの条件を満たすものとして、A氏がまず最初に思いついたのは、社内のグループウェアシステムの活用だった。X社には勤怠管理や顧客管理などに利用するための、グループウェアシステムが導入されており、部門内のスケジュール調整や情報共有に役立てている。このシステムをプロジェクトでも利用できれば、A氏の負担も減り、プロジェクト全体の運営もスムースにいくと考えたのだ。
しかし、グループウェアを管理する情報システム部にプロジェクトでの利用を問い合わせてみると、「社外メンバーへのアカウント発行」や「外部からの頻繁なアクセス」には予算や技術、セキュリティの面で問題があるとのこと。また、社内のグループウェアも、実際には部門ごとにさまざまなルールに基づいて運用されているため、部門を超えた形での情報共有には向かないという。
また、プロジェクトメンバーだけに別途グループウェアを導入することもサーバの設置やメンバーのPCへのクライアントソフトのインストール、メンテナンスの問題など、費用面や運用面のハードルがあり、早期の導入は現実的ではないとの指摘を受ける。
そして、情報システム部から提案されたのが、ASP型コラボレーションツール「OCNグループウェア」の活用だった。
