第6回　メンバーのモチベーションを高めてチームを活性化させる「チーム・マネジメント」

2007年10月12日 11時30分更新

チーム・マネジメント、プロジェクトマネージャーがするべきこと

　また、このコミュニケーションの核となるのは、よく言われている「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」です。新入社員研修にもよく組み込まれ、入社当初はマメにできている人が多いでしょう。しかし、社会人経験を重ねていくと徐々にホウレンソウができなくなる傾向があります。その原因には、報告する側のタイミングの悪さと、受ける側の聞く体制や反応に問題があると考えられます。

　プロジェクトマネージャーとしては、ホウレンソウができない原因を「報告する側のタイミングの悪さ」とは捕らえず、チームの環境に問題がある──本当のことが言えないチームの雰囲気──だと捉えるべきでしょう。第3回の「タイム・マネジメント」でも解説したように、問題を報告しやすい、相談しやすい雰囲気が作りができていないのです。よいことでも悪いことでも、本当のことが言える環境を作るのが大切であり、問題が発生する前、また問題が起きそうなときにプロジェクトマネージャーに報告・相談できる環境を作ることが重要です。

今から簡単にできるチーム・マネジメント向上方法

　プロジェクトマネージャーはチームをとりまとめるために、よくも悪くもメンバーからの正しい情報を聞く必要があり、メンバーが報告しやすい環境を作るべきであることは先にも触れました。そこで、すぐにでもできて効果のある簡単な方法を紹介します。

　まず、机の上をきれいにすること。机が書類で溢れていたりすると、メンバーは「プロジェクトマネージャーは忙しい」と思ってしまい、ホウレンソウをしにくくなります。

　また、プロジェクトマネージャーからメンバーへ呼びかける、つまりホウレンソウすることは効果的です。普通ホウレンソウというと、メンバーからプロジェクトマネージャーへの下から上への一方通行と考えるかもしれませんが、積極的に上から下へ、つまり自らが見本を示すことで、ホウレンソウはメンバーに浸透していくことでしょう。

　メンバーにホウレンソウさせるテクニックを使うことも時には必要です。簡単な聞き出しのテクニックとしては、メンバーの話した事を繰り返す「オウム返し」の方法があります。単純な方法のようですが、ただメンバーの言った言葉を繰り返しているだけなのに、話す側は認められたように感じ、もっと話しをするようになります。

　さらに、仕事を離れたところでのスポーツ大会や飲み会もチーム・マネジメントに効果があるでしょう。社外でメンバー同士が顔を合わせることで、仕事以外の横顔を見ることができ、「あ、この人はこんな側面があるのか」と発見し、親近感が生まれます。

　このようにプロジェクトマネージャーは、ホウレンソウがしやすい環境作りに努めなければなりません。それと同時に、メンバーのやる気が低下するような状況を回避していく必要もあります。例としては、プロジェクトの進行が遅れる原因で多い、メンバーが作業について悩んでいる状況です。悩みに悩んで出した結果が間違っていることもよくあり、その時はプロジェクトマネージャーはやり直しを言い渡さなければなりません。これはメンバーのモチベーションを大きく低下させます。そうならないためにも、プロジェクトマネージャーはメンバーが迷っているときに、また普段からも声をかけるなどして方向性を示したり、ジャッジしてあげることが大切です。