第3回　目先の進捗に捕らわれず、大きな視点で見るのが「タイム・マネジメント」

2007年09月21日 11時52分更新

報告の“0-100ルール”

　進捗報告の仕方について注意事項がもう1つあります。進捗会議では「今80％終わっています」という報告がよく聞かれますが、この「80％」というのが問題です。80％と聞いて「もう80％」と思う人と「まだ20％残っている」と考える人では、進行状況の把握に大きな差があるでしょうし、さらには残りの20％が実は困難な作業ということがよくあります。これらの問題を解決するには「報告のルール」を決めることが必要です。例としては、プロジェクトの個々の案件について途中であればすべて0％、終われば100％という「0-100ルール」、着手したら50％、終了で50％という「50-50ルール」など明快な報告のルールなどがあります。

　また、報告のための作業単位も気を付けて下さい。毎週1回の進捗会議なら、1週間で作業単位を決めておくとよいでしょう。1ヶ月単位の作業になると進捗が曖昧になるものです。

　さらに、プロジェクトマネージャーとしては、進捗報告の受け方にも注意を払って下さい。遅れが報告された場合は、その遅れを個人の責任にして、報告した個人を責めないことが大切です。プロジェクトの遅れは個人の問題ではなく、プロジェクトの全体の問題だと意識するべきです。遅れの報告に対してきつく責めるようでは、メンバーは遅れを報告しにくくなるのです。それでは問題の発見が遅れ、原因を排除することができません。

　進捗報告に限った話ではないのですが、プロジェクトマネージャーはメンバーがコミュニケーションを取りやすい環境を作る必要があります。そうすることで、遅れや、問題点などの情報がどんどんあがってくるようになるのです。このことは、プロジェクトをより洗練させていくためにはとても重要だと言えます。プロジェクトマネージャーは「何でも聞くよ」という話しやすい雰囲気を作るべきでしょう。報告や相談の中からリスクを考え、先手の予防をする。これはプロジェクトマネージャーの意識として常に心がけるべきです。

メンバーにやる気を起させる、プロマネの手腕とは

　さて、タイム・マネジメントのための進捗方法に関して解説してきましたが、リソース（要員や予算）を調整してスケジュールを作る際には、必ずバッファ──時間的余裕──を持たせるようにして下さい。最初から無理な計画を立ててしまったらタイム・マネジメントも何もありません。リスクを考慮して、割り出された全体のスケジュールの最後にバッファをつけましょう。

　さらに、たとえばスケジュールを組む場合、まずは現実的な生産性から割り出された時間でスケジュールを組みます。次に、メンバーが少し努力すると達成できる程度だけタイトにすると、メンバーのモチベーションを高く保てます。あまりにタイトであるとメンバーは「できるわけない」とやる気をなくしますし、緩すぎるのもだらけてしまう可能性があります。メンバーにやる気を起こさせ、努力が報われるスケジュールを作ることがタイム・マネジメントのポイントでもあるのです。