大塚商会は、企業内から送信する業務関連の電子メールを文書管理システムに登録・管理するソリューション「SmartEntry for Visual Finder」を9月18日から出荷する。内部統制に有効だという。
取引先別、用途別などに自動振り分け、情報共有も実現
「SmartEntry for Visual Finder」は、文書管理システム「Visual Finder」と連携して、企業の電子メールアカウントから送信したメールを保存するシステム。あらかじめ登録先フォルダの設定を済ませるだけで、取引先とのやりとりなどのメールを取引先別／用途別などに自動的に振り分けて登録する。
Visual Finderに登録された文書は、利用者ごとのアカウントとパスワードによるアクセス制限や閲覧制限などによってセキュリティを確保。利用状況や閲覧状況などのログ管理機能や、全文検索／串刺し検索などの検索機能も備えた。さらに、管理者に対して新規登録を伝えるメールを自動送信することも可能だ。
大塚商会では、同ソリューションによって、重要なメールの履歴を確実に管理できるようになるため、内部統制に有効とアピールする。また、顧客別に時系列で履歴を残すことで、上司が内容を確認したり、担当者以外の社員が過去の対応履歴を確認して対応を行なうなど、企業の生産性向上にも役立つという。
価格は、Visual Finderを含み、148万円（税別）から。出荷開始は9月18日からで、同社では年間100システムの販売を目指すしている。
