その7：Excel 2007の特徴
新しいExcel 2007だが、表計算ソフトとしての機能はExcel 2003とほぼ同じだ。関数の数なども、以前のバージョンと変わらない。1シートあたりのセル数は、従来の1024倍に拡大された。非常に大きなシートを作っても、1枚のシートにまとめられる。
リボンやSmartArtを除いたExcel 2007特有の機能としては、“条件付き書式”機能が追加された。セル内のデータを元に、色や画像を付加してデータの重みや変化を分かりやすく表現する。例えば売上データを図示する場合、前月と比べて売上がアップしているかどうか、数字だけでは分かりにくい。そこで条件付き書式を利用すれば、前月からの変化をアイコンで表したり、色のグラデーションで示したりできる。
“条件付き書式”を使用すれば、セルに色やアイコンをつけて、データの変化をビジュアル化してくれる
表計算ソフトで頻繁に使う“テーブル”を作成する機能も、非常に使いやすくなっている。Excel 2007では、明示的に範囲指定しなくても、選択されているセルを基準に、自動的にテープルの範囲を認識して、色の付いたテーブルを作成できる。配色パターンはライブプレビューを使って選べる。
“挿入”→“テーブル”を選べば、範囲を自動判別してテーブルを作成できる
ライブプレビューを使って、見た目を確認しながらデザイン作業ができる
その8：Word 2007の特徴
Word 2007では、ワープロソフト自体の機能はほとんど変化していない。新しい機能としては、作成した文書をPDFファイルやXPSファイルで保存できるようになった点が挙げられる。マイクロソフトが無償提供しているプラグインをダウンロードして組み込む必要があるが、Word文書を手軽にPDF化できるのは便利だ。ちなみにXPSとは、マイクロソフトが開発した印刷フォーマットで、PDFと同じような電子ドキュメントフォーマットである。現在はキヤノン(株)や米ゼロックス社などが、XPSをサポートしたプリンタを開発している。
マイクロソフトが提供するアドオンをインストールすると、Officeボタンの“名前を付けて保存”メニューに“PDFまたはXPS”という保存メニューが追加される
PDFで保存している様子。追加投資なしでWord 2007から直接PDF出力できるのは便利だ
また、WordだけでなくExcelやPowerPointにも含まれる機能だが、“ドキュメント検査”と呼ばれる新機能も注目だ。この機能を使えば、文書中に含まれるユーザー名や変更履歴などのデータを簡単に削除できる。ドキュメント検査を使って不要データを削除する習慣を付ければ、外部に文書データを配布しても、“付属した機密情報が漏洩して問題になる”などという失敗もなくなるだろう。
“ドキュメント検査”はOfficeボタンから“配布準備”→“ドキュメント検査”を選ぶ
検査する項目を選んで実行すると、文書中に埋め込まれたデータを検出、ボタン1つで削除できる
その9：Outlook 2007の特徴
Outlook 2007はメイン画面が4段に分かれて、右側に“Todoバー”が追加されている。左側のナビゲーションウィンドウとTodoバーは、ボタン1つで折りたためる
Outlook 2007の画面は、一見するとそれほど変更されていないようだが、右側に“Todoバー”が追加され、4列表示に変わっている。両サイドのバーは、不要なら折りたためる。またメイン画面では使われていないが、、メール作成画面ではリボンUIが使用されている。そのほかにRSSリーダー機能も標準でサポートしている。
もうひとつ便利になった点としては、添付ファイルをOutlookのプレビュー画面上で簡単に表示できる点が挙げられる。標準でサポートされているのは、テキストファイルやWord、Excel、PowerPoint、Jpeg画像など。これらのファイルは専用のビューワ―によって表示される。一方でPDFファイルなどはたとえAdobe Readerがインストールされていても、Outlookに対応するビューワーがリリースされない限り、Outlook上でのプレビューはできない。
Outlook 2007ではプレビュー機能により、メールに添付してある画像やPowerPointなどを、その場でプレビューできる。ただしウイルス感染の可能性もあるので、信頼できる送信者からのメールだけにしておくほうがいい
Outlook 2007では検索機能も強化された。Vistaと同じ“Windowsデスクトップサーチ”の機能を利用して、従来よりはるかに素早く、必要なメールを検索できるようになった。ただし、“個人用フォルダ”外にフォルダを作成していた場合、そのフォルダをインデックス化するように指定しておく必要がある(ツール→オプション→初期設定タブ→検索オプション→インデックス処理)。
その10：PowerPoint 2007の特徴
PowerPoint 2007で“テーマ”を使うと、テキストだけの素材から、簡単にきれいなプレゼンテーションを作り出せる
大きく改良されたPowerPoint 2007は、Office 2007に共通する数々の新機能によって、“きれいなスライドが簡単に作れるように”なった点が特徴と言える。Office 2007で追加されたテーマ、SmartArt、ワードアートなどは、きれいなスライドを作るのに非常に役立つ。特にSmartArtは、今まで難しかった複雑な図を簡単に作成できる。
SmartArtはPowerPointで最も威力を発揮する。図形を選択してテキストを入力するだけで、見栄えのするスライドができる。なかでも便利なのは、項目が増えれば自動的に図を増やしてくれるところだ
また、従来のPowerPointでは段組みが使えず、1画面中の文字数が多くなるとフォントサイズを小さくする必要があったため、わかりにくいスライドになっていた。PowerPoint 2007では段組み設定が可能になったので、文字数の多いスライドでもずいぶんと見やすくデザインできる。
PowerPoint 2007では、3段までの文字列の段組みがサポートされた。これにより、長い文章も見やすくレイアウトできる
