ユーザックシステム・スタディスト共同セミナーレポート

業務の棚卸しからチェック！標準化・自動化の成功の秘訣とは？

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　ユーザックシステムは、2023年11月29日、スタディストと共同で「手順を整理するだけで、業務スキルがレベルアップ？！標準化と自動化のコツ」と題するオンラインセミナーを開催。

　マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」を展開し、標準化の知見を有するスタディストと、RPAツール「Autoジョブ名人」を展開し、自動化の知見を有するユーザックシステムより、標準化と自動化で業務効率化を図るための秘訣が語られた。

標準化のための4つのステップとは？

　まずは、スタディストの営業部/アライアンスセールスグループ 鈴木明彦氏より、標準化の進め方のポイントについて説明された。

　鈴木氏は、まず業務効率化について整理。業務効率化とは、業務における「ムリ・ムラ・ムダ」を排除する取り組みであり、目指すゴールは空いたリソースで「生み出す価値を増やす」ことと定義する。

　この前提において、業務効率化のひとつである「標準化（仕組み化）」とは、属人化してしまっている業務を、いつでも、どこでも、誰が行っても同じ成果を出せる方法を構築することとした。「標準化によって業務手順がマニュアル化・ルール化され、運用方法や作業内容が明確になり、迷うことなく業務や作業を繰り返すことができる」と鈴木氏。

　鈴木氏は標準化の実現について4つのステップを推奨している。

　最初のステップは、業務プロセスの中身を明らかにする「業務の棚卸し」だ。前提として、あらゆる業務は「感覚型」「選択型」「単純型」の3つに分類できるという。「まずはこれらのタイプに棚卸しするところから始め、自社の方針と乖離がないよう分類することが重要」と鈴木氏は説明。

　感覚型は、専門性の高い、不確実性をともなう高度な業務で、標準化できない業務だ。選択型は、条件に応じて手順を選択する業務であり、単純化は、手順が決まっていれば誰でも行える業務。同社の独自調査では、選択型と単純型が全業務の約87%を占め、この2タイプの業務を標準化することがポイントとなる。

　続くステップ2の「作業手順の決定」にて、選択型、単純型の作業の手順を決めていく。決定の仕方は、業務を滞りなく完了できる人が行なう作業内容を基本とし、ベストな手順を社内標準として誰でも再現できるようにする。

　ステップ3はその作業手順をマニュアルに落とし込む「マニュアルの作成」だ。鈴木氏は、マニュアルの作成において3つの「ル」に注意すべきだという。

　1つ目は「ツール」で、マニュアルが利用する人にとって使いやすいものかどうか。2つ目は「スキル」で、誰もが分かりやすく、再現しやすい内容かどうか。3つ目はルールで、管理・運用・更新のルールが決まっているか。「ここがしっかり定まっていないと、煩雑になったり、古いままになったりしてしまう」と鈴木氏。

　そして最後のステップは、「ツールでの自動化・省力化」だ。標準化した業務を、RPAなどのITツールにより、自動化・省力化することで、生産性の向上やミスの軽減などにより業務効率化を推進、よりレベルの高い業務に専念できる。

マニュアル活用の作成・浸透・改善の壁を解決するTeachme Biz

　この標準化の4つのステップの内、最もつまずきやすいのがマニュアル化であり、3つの壁が存在するという。

　それは、上手くマニュアル化できない「作成の壁」、マニュアルが社内で使われない「浸透の壁」、マニュアルが更新されない「改善の壁」だ。「作ったマニュアルが全然使用されず、読んでも意味が分からない。更新されず、どこにあるかも分からなくて、結局、人に聞いてしまう。心当たりのある方もいるのではないか」と鈴木氏。

　この作成・浸透・改善の壁を乗り越える“標準作業手順書”を作成できるのが、スタディストのマニュアル作成・共有システムTeachme Bizだ。

　Teachme Bizの特徴は、写真や動画をあげ、説明文を入れ、矢印や言葉を補足するだけで完成するという、分かりやすいマニュアルを誰でも簡単に作成できる点だ。

　加えて、マニュアルの作成で終わらず、タスク配信機能で従業員が閲覧・実施したかを確認したり、現場においてQRコードで共有したり、閲覧・検索ログを分析したりと、業務にマニュアルを浸透させるための機能も揃えているという。

自動化に向けた業務棚卸しとプロセスの見直しのコツ

　続いて、ユーザックシステムのRPAカスタマーサクセス部 部長である渡辺大輔氏より、自動化の進め方のポイントが説明された。

　標準化と同様に、自動化においても業務の棚卸しから始まる。業務効率化を進める中で必ず必要となるステップといえる。

　人が行う業務を棚卸しし、何となく続けている不要な業務を仕分ける。そこから必要な業務、自動化したい業務のプロセスを見直したり、標準化したりする。その上で、人がやるのか、RPA化するのか、システム刷新するのかを検討する。「いきなりすべてをRPA化するのではなく、まず整理すべき」と渡辺氏。この一連のステップの中での、2つのコツを披露した。

　1つ目は、業務の棚卸しにおけるコツだ。

　棚卸しを進める際、よくつまづくのは、どの業務を自動化したいのか部門から詳細が上がってこないことだ。この業務は自動化の対象になるのか、業務をどう説明したらよいか、悩んでしまうケースがよく見られるという。

　解決策として渡辺氏は「業務の処理単位での分解」を提示する。業務は処理の連続でできており、裏返すと処理で分解すると分かりやすくなる。

　渡辺氏は、実際の企業例として、基幹システムのデータを複数経路で取得し、Excelに集約して、メールで売上報告をするという業務を挙げ、このケースでは「データの取得」「データの集計」「データの送信」に分解できるという。

　処理で分解することで、同じ処理の業務がないか、横展開することもできる。「報告された処理は、それだけでは単純な作業かもしれないが、その前後の処理も聞くと、一連の業務の棚卸しができる」と渡辺氏。ユーザックシステムでは、業務の棚卸しをまとめるためのシートも配布している。

　2つ目は、業務プロセスの見直しにおけるコツだ。

　業務を処理で分解し、RPAで自動化できるようプロセスを見直す際には、“ECRS（イクルス）”のフレームワークで再設計をするのがポイントだという。「Eliminate（排除）」なくすことができないか、「Combine（結合）」1つにまとめられないか、「Rearrange（交換）」順序や場所を入れ替えられないか、「Simplify（簡素）」より単純にできないかの頭文字を組み合わせている。

　効率化において一番効果を示すのは、Eliminate（排除）となり、左から順に意識して業務プロセスの見直しを図るべきと渡辺氏は提唱する。

RPAでの自動化の各フェーズにおけるコツ

　実際にRPAで自動化する際のコツも披露された。ここでは、ツールを選定して、トライアルを実施し、開発・本稼働を経て、効果を検証するというステップが一般的となる。

　まずRPAの開発については、設定作業そのものは、どのRPAツールでも難しくないと渡辺氏は強調する。ツールの使い勝手というよりも、何を自動化してどんな効果を得たいのかが、重要だという。人の補助と捉えるのか、完全にRPAに任せるのか、安定した自動化にはどうすべきかといった点を意識する必要がある。

　RPAの運用では、いかにPDCAを回すかがポイントとなる。人が介入する要素があったり、トラブル時に対処が必要だったりすると、効果が上がらないため、シナリオの精度が上がるよう改善を続ける。

　最後のRPAのスケールにおいては、成果の見える化、共有がポイントとなる。「自動化に関わっていない人に、成果を共有することが重要。ここを苦労している企業が多い」と渡辺氏。

高精度で運用しやすいRPAツール Autoジョブ名人

　渡辺氏はまとめとして、業務をレベルアップしていくには、エラーが起きにくく、業務を任せられる高い精度を備え、スケジュール管理や報告等の運用機能を提供するRPAツールの必要性をうたった。

　高精度で運用しやすいRPAツールとして、業務自動化に20年携わり、5700本の導入実績を誇る、同社の「Autoジョブ名人」を紹介。RPA活用の定着のために、政府の助成金を活用できるリスキリングの支援セミナーも展開している。

　RPAの設定・運用のサポート体制を構築して、標準化・自動化を進めていき、最終的には業務の完全自動化による生産性向上を目指して欲しいと、セミナーを締めくくった。

（提供：ユーザックシステム）

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