ワークフロー、RPAの専門ベンダーが語る業務DXの勘所
コア業務に集中するためのワークフローとRPA エイトレッドとユーザックがセミナー
提供: ユーザックシステム
エイトレッドとユーザックシステムは2社共催で「具体的に解説します！ 生産性が低い業務を“コア業務”に転換 少人数組織で最大の効果を実現する業務DX」と題したオンラインセミナーを開催した。ワークフローとRPAの専門ベンダーが語るコア業務集中のための勘所とは？
「セカンドステージ」のDXを担うワークフローシステムの導入
最初に、エイトレッド マーケティンググループ グループ長の黒田純平氏が、「ワークフローから見直す業務DX～コア業務に取り組む価値ある時間の創り方～」というタイトルで、ワークフローをシステム化する際の課題と解決策を話した。
エイトレッドは2007年の創業以来、ワークフローシステムに特化したベンダーとして企業にサービスを提供している。累計導入社数は4000社以上に達する。
ワークフローとは、社内の各種申請業務の流れのことで、具体的には起案から承認、決裁の手続き全体を指す。「ワークフローは企業の意志決定を支える非常に重要な業務であり、特定の部署や役割にかかわらず、社員全員に発生する」（黒田氏）
黒田氏は、ワークフローシステムによる業務DXを「業務のデジタル化によって、コア業務に取り組む価値ある時間を創り出すこと」と定義する。ここでいう業務とは、単純な作業とは異なる。
「何も考えず、誰がやっても同じ結果になるものは作業であり、業務ではない。業務から作業を取り除き、事業成長の推進力になるコア業務に集中することが求められている」（黒田氏）。業務をシステム化、仕組み化して、無駄、コストの削減を進めて価値ある時間を創出することが、ワークフローDXの目的である。
さて、世の中のDXの流れは、現在「セカンドステージ」に入っていると黒田氏は説明する。
2018年のDXレポート以降の働き方改革、SaaS利用、コロナ禍のテレワークなどを経て、現在は2024年問題、電帳法改正、インボイス制度などに企業は直面する。
エイトレッドが企業のバックオフィス担当者に対して行ったアンケート調査では、81.9％の企業で業務のシステム化は進んでいるという回答が得られた。だがその一方で、システム化が進んでいると答えた企業の82.2％が、業務負担は依然として残っていると答えた。負担低減のために導入したシステムの効果が出ていないのはなぜか。
黒田氏は「ペーパーレス化を推進したが、紙をデジタルに置き換えただけの結果になっている企業が多い。紙の印刷や運用のコスト負担だけでなく、書類に紐付いている業務が問題であり、ここに手を入れなければいけない」と言う。セカンドステージのDXとして、書類業務の効率化を実現するのがワークフローDXである。
セカンドステージのDXを謳う「ワークフローDX」
ワークフローDXを導入すると、書類の申請や承認、決裁の業務は全てシステム上で行うため、情報が一元化され検索が容易になる。集計や分析も簡単に行うことができる。強固な内部統制の構築、稟議など意志決定の迅速化にもつながる。結果的に、コア業務に使える価値ある時間の創出につながる。
乱立したSaaSが引き起こす課題、 ワークフローは全社員で1つへ
ファーストステージのDXによって乱立したSaaSへの対処も必要である。メタップスの2020年調査によれば、日本の企業1社あたりのSaaS利用数は約8.7個にも上り、現在はこの2倍以上かもしれないと黒田氏は話す。
SaaSは業務を便利にする半面、さまざまな問題を引き起こしている。SaaSによってユーザーインターフェース（UI）が異なるため習熟度が上がらない問題や、複数のID/PWを管理する煩雑さなどだ。管理者側も、SaaS製品ごとのセキュリティ管理、ユーザー情報管理、データ更新の負担などが重くなっている。
さらに、複数導入したSaaSの機能が重複していることも問題だ。ワークフローをはじめ、データ保存、スケジュール、チャットなどの機能は、多くのSaaSが装備している。社内の各部署が部分最適で独自のSaaSを導入した場合、この重複機能をバラバラに使ってしまうと、部門間のデータ連携が難しくなる。
この問題を解決するため、黒田氏は、ワークフローシステムは全社員が1つのシステムを使うことを推奨する。つまりワークフローシステムを選ぶ際には、全社基盤としての汎用性と機能がポイントになる。
エイトレッドのワークフローシステムは、すでに多くの企業で業務DXを実現している。
上下水道向けの環境機械やポンプでトップクラスのシェアを持つ石垣では、4つの方式に分散していた申請業務を、エイトレッドのワークフロー製品に集約し、稟議書の決裁期間を3分の1に短縮。年間約800万円のコスト削減を実現した。
「同社はワークフローDXによって生まれた時間を使って、開発中の装置の検査表を自動化するなど、開発効率の向上を実現している。コスト削減だけでなく、コア業務の改善につながっているところが特徴だ」（黒田氏）
また、ヤンマー建機でも、現場主導の「草の根DX」を推進する一環でワークフローシステムを導入。社内の業務システムと連携して年間1000時間以上の業務削減に成功している。
エイトレッドのワークフロー製品「X-point Cloud」は、99.86％という非常に高い継続率を得ている。導入企業が業務DXに効果があると認識している表れだろう。
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